Điều 5. Trách nhiệm của cơ quan quản lý hộ chiếu
Sở Ngoại vụ có trách nhiệm hướng dẫn và phối hợp với các cơ quan, đơn vị chức năng liên quan thực hiện việc quản lý, sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ được nêu tại Quy định này, cụ thể như sau:
1. Lập sổ theo dõi việc giao, nhận hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hộ chiếu khi được lưu giữ tại cơ quan, không để thất lạc, ẩm ướt, hư hại hoặc không sử dụng được.
2. Bàn giao hộ chiếu cho cán bộ, công chức, viên chức khi có quyết định chấp thuận hoặc cử đi công tác nước ngoài của cơ quan có thẩm quyền. Việc bàn giao hộ chiếu phải có ký nhận. Nếu hộ chiếu còn thời hạn sử dụng dưới 06 tháng thì Sở Ngoại vụ có trách nhiệm hỗ trợ, hướng dẫn, thông báo cho cá nhân có hộ chiếu ngoại giao hoặc công vụ để chủ động đề nghị gia hạn hoặc cấp hộ chiếu mới khi có quyết định chấp thuận hoặc cử đi công tác nước ngoài của cơ quan có thẩm quyền.
3. Thu giữ và quản lý hộ chiếu của cán bộ, công chức, viên chức sau mỗi chuyến đi công tác nước ngoài theo quy định và không giao hộ chiếu cho cán bộ, công chức, viên chức khi chưa có quyết định chấp thuận hoặc cử đi công tác nước ngoài của cơ quan có thẩm quyền.
4. Báo cáo bằng văn bản cho Ủy ban nhân dân tỉnh và thông báo cho cơ quan trực tiếp quản lý cán bộ, công chức, viên chức về việc người được cấp hộ chiếu chậm giao hoặc cố tình không giao hộ chiếu cho Sở Ngoại vụ quản lý theo quy định sau khi nhập cảnh về nước và có biện pháp kịp thời thu hồi hộ chiếu, xử lý vi phạm đối với việc sử dụng và quản lý hộ chiếu không đúng theo Quy định này.
5. Thông báo ngay bằng văn bản cho cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh) và Cục Quản lý Xuất Nhập cảnh, Bộ Công an về việc hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ do cơ quan mình quản lý bị mất, bị hỏng (theo mẫu 06/2016/XNC ban hành kèm theo Thông tư số 03/2016/TT-BNG ngày 30/6/2016 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao).
6. Chuyển cho cơ quan cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ thuộc Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh) để hủy giá trị hộ chiếu của những người không còn thuộc diện được sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, bao gồm cả những người đã nghỉ hưu, thôi việc, hết nhiệm kỳ công tác, ra khỏi biên chế, bị chết, bị mất tích... kể cả hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ đã cấp hiện đang còn thời gian sử dụng.
7. Chuyển hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cho cơ quan quản lý hộ chiếu mới theo quy định khi người được cấp hộ chiếu được điều chuyển công tác.
8. Thu giữ và quản lý hộ chiếu của vợ hoặc chồng cùng đi theo hành trình công tác (nếu có) của những người thuộc diện quy định tại Khoản 1, Điều 2 Quy định này.