Điều 7. Quy trình ký số trên văn bản điện tử
1. Các loại văn bản thuộc Điều 6 của Quy chế này, được thực hiện ký số theo trình tự như sau:
a) Chuyên viên soạn thảo văn bản đi, trình lãnh đạo phòng.
b) Lãnh đạo phòng xem và có ý kiến chỉnh sửa trực tiếp vào văn bản, sau đó trình lãnh đạo đơn vị. Nếu lãnh đạo phòng không chỉnh sửa trực tiếp vào văn bản mà chỉ cho ý kiến chỉ đạo và trả văn bản về cho chuyên viên, chuyên viên tiếp thu, chỉnh sửa văn bản.
c) Lãnh đạo đơn vị mở hồ sơ trong mục “Văn bản đi chờ xử lý”, chọn và mở file văn bản cần ký số và chuyển văn thư phát hành. Lãnh đạo gửi lại văn bản điện tử đã ký số cho bộ phận văn thư. Văn thư dùng khóa bí mật con dấu (còn hiệu lực) thực hiện ký số văn bản điện tử.
d) Khi lãnh đạo chuyển văn bản đến văn thư, văn thư chọn và mở file văn bản đã được lãnh đạo ký số (.pdf) để ký chữ ký của cơ quan, sau đó lưu sổ và phát hành.
2. Ngày ký số (khóa bí mật ký và khóa bí mật con dấu) trên văn bản điện tử phải ký đúng theo ngày ban hành văn bản.