Điều 7. Giải quyết thủ tục hành chính
1. Văn phòng Đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai các quận, huyện có trách nhiệm kiểm tra, giải quyết thủ tục hành chính theo đúng quy trình nội bộ đã ban hành hoặc theo trình tự, thủ tục đã được công bố, công khai thủ tục hành chính và theo đúng quy định của pháp luật.
2. Việc giải quyết thủ tục hành chính phải đảm bảo đúng thời hạn theo quy định của pháp luật đối với từng thủ tục hành chính; phải thực hiện phân công viên chức xử lý giải quyết thủ tục hành chính hiện trên Hệ thống phần mềm Một cửa điện tử.
Viên chức trực tiếp giải quyết thủ tục hành chính phải cập nhật theo thời gian thực về tình trạng, tiến độ giải quyết hồ sơ trên Hệ thống phần mềm Một điện tử và công khai kết quả giải quyết thủ tục hành chính và trên Cổng Dịch vụ công trực tuyến của thành phố Hải Phòng.
3. Quá trình kiểm tra, giải quyết thủ tục hành chính:
a) Trường hợp phát sinh yêu cầu phải chỉnh sửa, bổ sung hoặc trả hồ sơ (nếu có) thì Văn phòng Đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai các quận, huyện thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do, nội dung yêu cầu bổ sung theo mẫu phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ (Mẫu 03) cho Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả để gửi văn bản cho tổ chức, cộng đồng dân cư, cơ sở tôn giáo, hộ gia đình, cá nhân. Việc yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ phải được thực hiện công khai, bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chỉ thực hiện một lần, đúng quy định của pháp luật. Thời gian thông báo trả lại hồ sơ không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ; thời hạn giải quyết được tính lại từ đầu sau khi nhận đủ hồ sơ.
Viên chức đang trực tiếp giải quyết thủ tục hành chính sử dụng chức năng trên Hệ thống phần mềm Một cửa điện tử chuyển hồ sơ điện tử về Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để chờ tiếp nhận bổ sung hoặc trả hồ sơ.
Trong vòng 04 (bốn) giờ làm việc sau khi nhận được văn bản của Văn phòng Đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai các quận, huyện về giải quyết thủ tục hành chính, Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm thông báo đến tổ chức, cộng đồng dân cư, cơ sở tôn giáo, hộ gia đình, cá nhân bằng các hình thức phù hợp như: gửi qua đường bưu điện, qua thư điện tử, qua điện thoại và các phương tiện điện tử thông minh, hệ thống Cổng Dịch vụ công trực tuyến.
b) Trường hợp tổ chức, cộng đồng dân cư, cơ sở tôn giáo, hộ gia đình, cá nhân có văn bản đề nghị bổ sung hồ sơ mà không có văn bản yêu cầu từ đơn vị trực tiếp giải quyết thủ tục hành chính thì Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả thực hiện tiếp nhận theo hình thức văn bản đến của Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả và chuyển giao cho Văn phòng Đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai các quận, huyện giao cho viên chức đang trực tiếp giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính đó để bổ sung thông tin.
Trong trường hợp này, thời hạn giải quyết thủ tục hành chính không thay đổi so với thời hạn tại Phiếu Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.
c) Trường hợp tổ chức, cộng đồng dân cư, cơ sở tôn giáo, hộ gia đình, cá nhân có văn bản đề nghị hoãn hoặc tạm dừng giải quyết thủ tục hành chính theo trình tự, thủ tục đã được công bố, công khai thì Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả thực hiện tiếp nhận theo hình thức văn bản đến và chuyển giao cho Văn phòng Đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai các quận, huyện để giao cho viên chức đang trực tiếp giải quyết hồ sơ.
Văn phòng Đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai các quận, huyện; viên chức giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính có trách nhiệm phối hợp với Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả để xác nhận về hiện trạng giải quyết của hồ sơ.
Trong trường hợp này, thời hạn hẹn trả kết quả giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính được tính theo quy trình nội bộ đã ban hành hoặc theo trình tự, thủ tục đã được công bố, công khai thủ tục hành chính.
d) Trường hợp Tổ chức, cộng đồng dân cư, cơ sở tôn giáo, hộ gia đình, cá nhân có văn bản đề nghị rút hồ sơ thì Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả thực hiện tiếp nhận theo hình thức văn bản đến và chuyển giao cho Văn phòng Đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai các quận, huyện; viên chức trực tiếp giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính để phối hợp xử lý, như sau:
d1) Đối với trường hợp tổ chức, cộng đồng dân cư, cơ sở tôn giáo, hộ gia đình, cá nhân rút hồ sơ để thực hiện chỉnh sửa, bổ sung thì viên chức trực tiếp giải quyết thủ tục hành chính sử dụng chức năng trên Hệ thống phần mềm Một cửa điện tử xác nhận về hiện trạng giải quyết, sau đó chuyển hồ sơ điện tử về Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả để có thể thực hiện tiếp nhận hồ sơ nộp bổ sung theo mã hồ sơ thủ tục hành chính đã cấp lần đầu. Đồng thời, chuyển lại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ giấy đã nộp để trả cho Tổ chức, cộng đồng dân cư, cơ sở tôn giáo, hộ gia đình, cá nhân (nếu có).
Thời hạn hẹn trả kết quả giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính được tính theo quy trình nội bộ đã ban hành hoặc theo trình tự, thủ tục đã được công bố, công khai thủ tục hành chính.
d2) Trong các trường hợp khác thì Văn phòng Đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai các quận, huyện; viên chức trực tiếp giải quyết thủ tục hành chính sử dụng chức năng trên Hệ thống phần mềm Một cửa điện tử xác nhận về hiện trạng giải quyết, sau đó chuyển hồ sơ điện tử về Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả để đóng mã hồ sơ, kết thúc chu trình xử lý của hồ sơ đó.
Trường hợp này tổ chức, hộ gia đình, cá nhân rút hồ sơ không được hoàn trả phí, lệ phí đã nộp (nếu có). Sau đó, nếu Tổ chức, cộng đồng dân cư, cơ sở tôn giáo, hộ gia đình, cá nhân nộp lại hồ sơ thì được tính là hồ sơ tiếp nhận lần đầu và phải thực hiện nộp phí, lệ phí (nếu có) theo quy định của pháp luật.
4. Trường hợp thời hạn giải quyết thủ tục hành chính bị chậm so với thời hạn ghi trên Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, thì chậm nhất 01 (một) ngày trước ngày hết hạn, Văn phòng Đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai các quận, huyện phải thông báo và gửi Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (Mẫu 04) cho Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả để gửi cho Tổ chức, cộng đồng dân cư, cơ sở tôn giáo, hộ gia đình, cá nhân theo quy định. Việc hẹn lại ngày trả kết quả được thực hiện không quá (01) một lần và thời gian hẹn lại ngày trả kết quả tối đa không quá thời gian thực hiện của thủ tục hành chính đang giải quyết.
Căn cứ vào thời hạn hẹn lại ngày trả kết quả, Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả phối hợp với viên chức trực tiếp giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính để điều chỉnh lại thời gian trả kết quả trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử.