Điều 5. Tiếp nhận hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính
1. Trường hợp hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định của pháp luật thì thực hiện nhập hồ sơ vào Hệ thống phần mềm Một cửa điện tử, lập Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu 01).
Mỗi hồ sơ khi được tiếp nhận sẽ được Hệ thống thông tin Một cửa điện tử tự động cấp một Mã số hồ sơ, được ghi trên Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Tổ chức, cộng đồng dân cư, cơ sở tôn giáo, hộ gia đình, cá nhân sử dụng Mã số hồ sơ để tra cứu tình trạng giải quyết thủ tục hành chính tại Cổng Dịch vụ công trực tuyến của thành phố.
2. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác theo quy định:
a) Đối với hồ sơ nộp trực tiếp tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả thì công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn cụ thể cho tổ chức, cộng đồng dân cư, cơ sở tôn giáo, hộ gia đình, cá nhân bổ sung, hoàn thiện theo quy định và ghi Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ (Mẫu 03).
b) Đối với hồ sơ gửi nộp qua đường bưu điện hoặc trực tuyến thì công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ thông báo, nêu rõ lý do, hướng dẫn cho tổ chức, cộng đồng dân cư, cơ sở tôn giáo, hộ gia đình, cá nhân nộp bổ sung hồ sơ trong thời hạn theo quy định.
Việc thông báo, hướng dẫn được thực hiện qua các phương thức: gửi qua đường bưu điện, qua thư điện tử, qua điện thoại, qua hệ thống Cổng Dịch vụ công trực tuyến của thành phố hoặc qua các phương thức khác.
c) Việc hướng dẫn phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, cụ thể một lần, đúng quy định của pháp luật.
3. Trường hợp không thuộc thẩm quyền giải quyết
Công chức, viên chức tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả hướng dẫn tổ chức, cộng đồng dân cư, cơ sở tôn giáo, hộ gia đình, cá nhân đến cơ quan giải quyết thủ tục hành chính theo đúng thẩm quyền.