Điều 6. Chế độ hội họp, báo cáo
1. Chế độ họp, giao ban nội bộ
a) Chế độ họp với UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh: Thực hiện định kỳ theo quy định chung của tỉnh và họp đột xuất (nếu có) để xin ý kiến giải quyết những công việc phức tạp, cấp bách, liên quan đến nhiều cơ quan, đơn vị;
b) Chế độ hội họp với các nhà thầu: Được tổ chức thường xuyên trong quá trình thực hiện dự án, như: Ký kết hợp đồng, tiến độ, nghiệm thu giai đoạn, nghiệm thu hoàn thành…, họp giải quyết các vấn đề vướng mắc, nảy sinh trong quá trình triển khai thực hiện dự án trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư, giai đoạn thực hiện đầu tư, giai đoạn kết thúc đầu tư và các cuộc họp cần thiết khác tùy theo tình hình thực tế;
c) Chế độ hội họp, giao ban nội bộ Ban Quản lý dự án:
Định kỳ hàng tuần, tháng, quý hoặc đột xuất sẽ tổ chức họp do Giám đốc chủ trì. Trường hợp Giám đốc vắng mặt thì do Phó Giám đốc được ủy quyền chủ trì để triển khai thực hiện hoàn thành nhiệm vụ theo đúng chương trình, kế hoạch đặt ra;
Giám đốc tổ chức và chủ trì các cuộc họp sơ kết, tổng kết của Ban Quản lý dự án. Nội dung, thành phần và thời gian hội nghị do Giám đốc quyết định;
Phó Giám đốc triệu tập, chủ trì các cuộc họp, hội nghị thuộc lĩnh vực chuyên môn phụ trách với các Trưởng, Phó phòng theo kế hoạch được Giám đốc đồng ý và sau đó báo cáo kết quả cuộc họp, hội nghị với Giám đốc;
Văn phòng Ban Quản lý dự án có trách nhiệm thông báo triệu tập hội nghị, cuộc họp đúng thời gian, thành phần theo yêu cầu và chuẩn bị phòng họp, tổ chức ghi biên bản hội nghị, cuộc họp và thông báo kết luận của Giám đốc, Phó Giám đốc đến các phòng để thực hiện.
2. Chế độ báo cáo
a) Ban Quản lý dự án thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất với UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và theo yêu cầu của các cơ quan có thẩm quyền;
b) Chế độ báo cáo trong nội bộ Ban Quản lý dự án:
Các phòng trực thuộc Ban Quản lý dự án thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất với Lãnh đạo Ban Quản lý dự án theo quy định; đồng thời tham mưu báo cáo UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và các cơ quan có thẩm quyền theo quy định hoặc theo yêu cầu;
Các Phó Giám đốc, Trưởng, Phó Trưởng phòng và viên chức, người lao động được Giám đốc phân công thay Giám đốc dự họp phải có trách nhiệm báo cáo Giám đốc về kết quả làm việc.