Điều 9. Xử lý, giải quyết hồ sơ
Phòng (hoặc công chức) chuyên môn thẩm định, xử lý hồ sơ của tổ chức, cá nhân trình lãnh đạo ký duyệt theo thẩm quyền, chuyển trả kết quả giải quyết cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đúng thời gian quy định, cụ thể:
1. Đối với hồ sơ cần kiểm tra thực tế trước khi giải quyết thì công chức được phân công giải quyết hồ sơ phải có kế hoạch kiểm tra và báo cáo trực tiếp với lãnh đạo. Quá trình kiểm tra thực tế phải được lập biên bản, có bảng kê các giấy tờ trong hồ sơ, ghi rõ các bên tham gia, thời gian, nội dung và kết quả kiểm tra. Biên bản được lưu giữ theo hồ sơ.
2. Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết thì trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi có kết luận không giải quyết, công chức được phân công giải quyết thủ tục hành chính có trách nhiệm phối hợp với Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả liên hệ tổ chức, cá nhân để trả lại hồ sơ và thông báo lý do bằng văn bản của lãnh đạo phòng chuyên môn ký (đối với huyện, thị xã, thành phố) hoặc lãnh đạo UBND xã, phường, thị trấn ký (đối với xã, phường, thị trấn). Thời gian tối đa để ban hành văn bản kết luận không giải quyết không quá 1/3 thời gian được quy định giải quyết thủ tục hành chính.