Điều 16. Trách nhiệm của Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố và Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn
1. Tổ chức tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả theo cơ chế một cửa đúng Quy định này.
2. Củng cố, sắp xếp lại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả:
a) Bố trí công chức có đủ năng lực và phẩm chất, có kỹ năng giao tiếp tốt làm nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ. Khi làm việc, công chức phải đeo thẻ chức danh, có bảng tên và chức danh để bàn;
b) Bố trí phòng làm việc của bộ phận tiếp nhận tại nơi thuận tiện, có diện tích đáp ứng yêu cầu công việc, trong đó có 50% diện tích để bố trí nơi ngồi chờ cho công dân, tổ chức đến giao dịch. Trang bị đủ điều kiện cơ sở vật chất cần thiết phục vụ cho việc tiếp nhận hồ sơ và tiếp xúc, giao dịch với công dân, tổ chức, bố trí bàn, ghế, nước uống và các thiết bị điện tử hiện đại để phục vụ công dân, tổ chức khi đến giao dịch; ứng dụng công nghệ thông tin để tin học hóa các quy trình làm việc, phát triển số lượng và chất lượng, hiệu quả ứng dụng các dịch vụ hành chính công trực tuyến;
c) Sử dụng đầy đủ và thường xuyên các biểu mẫu theo dõi tình hình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ:
- Giấy biên nhận hồ sơ (theo mẫu tại Phụ lục I);
- Phiếu hướng dẫn thực hiện thủ tục hành chính (theo mẫu tại Phụ lục II);
- Phiếu lưu chuyển hồ sơ (theo mẫu lại Phụ lục III);
- Sổ theo dõi tình hình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ (theo mẫu tại Phụ lục IV).
3. Chỉ đạo xây dựng quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị; quy chế làm việc của các phòng chuyên môn phù hợp với việc thực hiện cơ chế một cửa; ban hành quy chế tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, trong đó quy định chi tiết về trình tự, thủ tục giải quyết đối với từng thủ tục hành chính tại cơ quan, đơn vị.
4. Thực hiện niêm yết công khai quy định về trình tự thực hiện; cách thức thực hiện; thành phần, số lượng hồ sơ; thời hạn giải quyết; cơ quan thực hiện; mẫu đơn, tờ khai hành chính; mẫu kết quả thực hiện thủ tục hành chính; yêu cầu, điều kiện; mức thu phí, lệ phí đối với từng hồ sơ công việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Mở sổ góp ý, bố trí hòm thư góp ý, phiếu khảo sát, hệ thống điện tử lấy ý kiến người dân, niêm yết công khai số điện thoại của lãnh đạo UBND và các trưởng phòng, bộ phận chuyên môn, sơ đồ làm việc của cơ quan UBND huyện, thị xã, thành phố và UBND xã, phường, thị trấn.
5. Thông báo, tuyên truyền Quy định này thông qua hệ thống Đài Truyền thanh, tờ rơi, áp phích... để nhân dân được biết, thực hiện và kiểm tra giám sát việc thực hiện.
6. Thường xuyên tổ chức kiểm tra tình hình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ; rà soát, đánh giá tình hình công việc theo định kỳ, sơ kết, tổng kết rút kinh nghiệm; đề xuất, kiến nghị các vướng mắc, khó khăn phát sinh trong quá trình thực hiện.