Điều 9. Đăng ký văn bản điện tử, số hóa văn bản đến
1. Tất cả các văn bản đến của cơ quan, đơn vị phải được đăng ký vào hệ thống phần mềm và đảm bảo yêu cầu theo nguyên tắc quy định tại Điều 4 của Thông tư số 01/2019/TT-BNV.
2. Đăng ký văn bản điện tử:
a) Sau khi tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến, Văn thư kiểm tra cập nhật vào hệ thống phần mềm các trường thông tin dữ liệu đầu vào của văn bản đến: tên loại văn bản; ký hiệu của văn bản; ngày, tháng, năm văn bản; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; trích yếu nội dung; ngôn ngữ; ghi chú; ngày, tháng, năm đến; số đến; chức vụ; họ tên người ký; mức độ khẩn.
b) Sau khi tiếp nhận, Bên nhận xử lý và phản hồi trạng thái xử lý văn bản điện tử trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
Trường hợp nhận được thông báo thu hồi văn bản điện tử, Bên nhận có trách nhiệm hủy bỏ văn bản điện tử được thu hồi đó trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành, đồng thời thông báo việc đã xử lý văn bản điện tử được thu hồi thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành để Bên gửi biết.
3. Số hóa văn bản đến từ văn bản giấy: Trong trường hợp văn bản đến dưới dạng giấy, Văn thư thực hiện kiểm tra, xác nhận sự tồn tại của văn bản này trên phần mềm, nếu văn bản chưa tồn tại thì thực hiện số hóa văn bản đến từ văn bản giấy theo tiêu chuẩn số hóa được quy định tại điểm b khoản 2 Điều 6 của Thông tư số 01/2019/TT-BNV và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 6 của Thông tư số 01/2019/TT-BNV.