Điều 12. Đăng ký văn bản đi
1. Người được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản dự thảo, đăng ký dự thảo văn bản vào hệ thống phần mềm, dự kiến mức độ Khẩn (nếu có) và cập nhật đầy đủ các trường thông tin dữ liệu đầu vào của văn bản đi: tên loại văn bản; trích yếu nội dung; ngôn ngữ; ghi chú; mức độ khẩn; hạn trả lời văn bản (nếu có).
2. Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản xem xét, cho ý kiến và chịu trách nhiệm về nội dung dự thảo, chuyển dự thảo đến người được giao trách nhiệm kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
3. Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản cho ý kiến và chịu trách nhiệm về nội dung kiểm tra, chuyển dự thảo văn bản cho Văn thư cơ quan trình người có thẩm quyền ký ban hành văn bản.
4. Văn thư tiếp nhận dự thảo, kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, chuyển dự thảo về định dạng .pdf (phiên bản 1.4 trở lên), cập nhật đầy đủ các trường thông tin dữ liệu đầu vào của văn bản đi: số của văn bản; ngày, tháng, năm văn bản; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số trang của văn bản; nơi nhận và chuyển trình người có thẩm quyền ký ban hành.