Điều 4. Quy định chung về việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
1. Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hoặc nộp qua dịch vụ bưu chính, nộp trực tuyến ở những nơi có quy định nhận hồ sơ qua dịch vụ bưu chính, nhận hồ sơ trực tuyến.
2. Đối với những hồ sơ chưa đúng, chưa đủ, công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm giải thích, hướng dẫn theo mẫu số 01 tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định này để tổ chức, cá nhân thực hiện đúng quy định.
3. Việc tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (đối với những công việc phải viết giấy hẹn), giải quyết hồ sơ (đối với những thủ tục hành chính pháp luật quy định giải quyết trong ngày) trả kết quả giải quyết hồ sơ. Người nộp hồ sơ nhận kết quả giải quyết hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hoặc qua đường bưu chính (nếu cơ quan nhà nước cung cấp dịch vụ hành chính công mức độ 3,4 trả kết quả qua đường bưu chính).
4. Những hồ sơ thuộc thẩm quyền giải quyết tại Quy định này đã được tiếp nhận nhưng không thể giải quyết do hồ sơ không hợp pháp, không hợp lệ thì phải trả lại cho người nộp hồ sơ, gửi kèm văn bản do Giám đốc Sở, Chủ tịch UBND cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp xã ký, thông báo rõ lý do vì sao hồ sơ không thể giải quyết và được nhập vào mục trả kết quả trong sổ theo dõi giải quyết hồ sơ. Thời hạn thông báo trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định.
5. Trường hợp yêu cầu của tổ chức, cá nhân không thuộc thẩm quyền, phạm vi giải quyết, công chức tiếp nhận có trách nhiệm giải thích, hướng dẫn cụ thể, chu đáo để tổ chức và cá nhân liên hệ với cơ quan có thẩm quyền, giải quyết theo quy định hiện hành.
6. Trong quá trình thực hiện, nếu có văn bản quy phạm pháp luật ban hành mới thay đổi hoặc điều chỉnh liên quan đến những nội dung của thủ tục hành chính mà Giám đốc các sở chưa kịp trình Chủ tịch UBND tỉnh công bố bổ sung thì Giám đốc các sở, Chủ tịch UBND cấp huyện chủ động điều chỉnh đảm bảo đúng quy định, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân.