Điều 13. Tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính trực tuyến
1. Thông tin về dịch vụ hành chính công trực tuyến
a) Cổng thông tin điện tử hoặc Trang thông tin điện tử của các cơ quan, đơn vị (nếu có) phải có mục “Dịch vụ hành chính công trực tuyến” thông báo rõ danh mục các dịch vụ hành chính công và các dịch vụ hành chính công trực tuyến (nêu rõ mức độ ứng dụng của dịch vụ: mức độ 1, mức độ 2, mức độ 3, mức độ 4 theo quy định của Luật Công nghệ thông tin).
b) Các dịch vụ hành chính công trực tuyến phải được tổ chức, phân loại theo ngành, lĩnh vực và nội dung để tổ chức và cá nhân thuận tiện cho việc sử dụng, tra cứu và khai thác.
c) Thông tin về dịch vụ hành chính công trực tuyến phải được thường xuyên cập nhật, bổ sung kịp thời sau khi có sự thay đổi của cơ quan có thẩm quyền.
d) Các cơ quan, đơn vị căn cứ điều kiện, khả năng thực tế quy định trả kết quả qua dịch vụ bưu chính; phối hợp với Sở Thông tin và truyền thông, Sở Nội vụ, Sở Tư pháp thực hiện giải quyết thủ tục hành chính trực tuyến mức độ 3, 4 theo quy định.
2. Quy định áp dụng phần mềm
a) Chuẩn hóa các thủ tục, hồ sơ, đưa mã số, mã vạch vào quản lý khoa học, tăng hiệu quả trong công tác theo dõi quá trình xử lý hồ sơ, tìm kiếm kết quả giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính.
b) Cho phép cá nhân, tổ chức tra cứu tình trạng hồ sơ và kết quả giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong quản lý.
c) Cung cấp mở rộng các kênh giúp giao tiếp đơn giản, thuận tiện cho cá nhân, tổ chức như sử dụng kết nối mạng internet, mạng điện thoại, sử dụng hệ thống tin nhắn (SMS).
d) Cho phép tích hợp chữ ký số trong quá trình giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính. Ưu tiên sử dụng công nghệ mã nguồn mở để phát triển sản phẩm nhằm tiết kiệm chi phí đầu tư và phù hợp với định hướng phát triển. Sẵn sàng kết nối đến các ứng dụng, dịch vụ công nghệ thông tin do các cơ quan hành chính nhà nước cung cấp.
đ) Các bước tiếp nhận và chuyển giao xử lý được cụ thể hóa bằng các tình trạng xử lý tại các bộ phận nhằm minh bạch công tác xử lý, giúp cơ quan quản lý giám sát quá trình đang xử lý hồ sơ tại mọi thời điểm.
e) Đối với các đơn vị đang thực hiện tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính trực tuyến hoặc sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông hiện đại thì tổ chức, quản lý, sử dụng và trích xuất các loại phiếu, sổ theo dõi được quy định tại mẫu 1, 2, 3, 4, 5, 6,7,8 tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định này thông qua phần mềm, không sử dụng cùng lúc hai (02) mẫu khác nhau đối với mỗi loại phiếu, sổ theo dõi tại các Sở, UBND cấp huyện, UBND cấp xã.
3. Các cơ quan, đơn vị áp dụng phần mềm giải quyết thủ tục hành chính có trách nhiệm cung cấp tài khoản sử dụng hệ thống tra cứu tình hình giải quyết thủ tục hành chính cho Sở Nội vụ hoặc Sở Thông tin và truyền thông khi có yêu cầu.