Điều 24. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nội dung việc lập hồ sơ
a) Mở hồ sơ
- Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (lập Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 13 của Thông tư 07/2012/TT-BNV) và thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ như: Ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ.
- Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.
Việc viết tiêu đề hồ sơ tham khảo tại Phụ lục XIII của Thông tư 07/2012/TT-BNV.
b) Thu thập văn bản vào hồ sơ
- Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thu thập tất cả văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm, bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo... không để thất lạc tài liệu.
- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu theo trình tự thời gian và diễn biến công việc).
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ
- Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đủ; xem xét loại ra khỏi hồ sơ những văn bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính (tr�%