Điều 16. Trình, chuyển giao văn bản đến
1. Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, cho ý kiến và giải quyết. Việc chuyển giao văn bản đến phải bảo đảm chính xác và đúng đối tượng, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ. Đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ) phải ghi rõ thời gian chuyển. Văn bản đến có chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận.
2. Trường hợp phát hiện văn bản đến được chuyển không chính xác (sai nơi nhận, không đúng chức năng, nhiệm vụ...), các đơn vị hoặc cá nhân nhận được văn bản có trách nhiệm trả lại Văn thư trong thời gian sớm nhất để kịp thời xử lý.
3. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến của cơ quan, tổ chức mình và phối hợp với các đơn vị khác giải quyết các văn bản đến có liên quan.