Điều 12. Nhận và quản lý hồ sơ dự thầu
1. Hội đồng xét chọn thầu có trách nhiệm tiếp nhận và quản lý hồ sơ dự thầu. Bảo mật, quản lý hồ sơ tài liệu, thông tin của nhà thầu dự thầu và không được mở phong bì đựng hồ sơ dự thầu trước ngày giờ mở thầu.
2. Hội đồng xét chọn thầu phải có biên nhận hồ sơ cấp cho nhà thầu dự thầu, trong đó ghi rõ tên của nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu, ngày giờ nhận hồ sơ và có đóng đấu, ký tên xác nhận của cơ quan nhận hồ sơ dự thầu.
3. Sửa đổi và rút hồ sơ dự thầu.
Sau khi đã nộp hồ sơ dự thầu, nếu nhà thầu muốn sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu thì phải gửi văn bản cho cơ quan tiếp nhận hồ sơ dự thầu, ghi rõ lý do sửa đổi hoặc rút lại hồ sơ dự thầu. Việc sửa đổi hoặc rút lại hồ sơ dự thầu chỉ được thực hiện trước thời hạn nộp hồ sơ dự thầu ghi trong thông báo mời thầu (thời điểm đóng thầu).
Nội dung sửa đổi hồ sơ dự thầu phải để trong một phong bì niêm phong kín và cơ quan tiếp nhận hồ sơ dự thầu có trách nhiệm bảo quản như hồ sơ dự thầu chính thức, không được mở ra trước giờ mở thầu. Sau thời điểm đóng thầu, việc sửa đổi hoặc rút lại hồ sơ dự thầu sẽ không được chấp nhận.
4. Thay đổi nội dung mời thầu.
Trong trường hợp đặc biệt cần thay đổi một số nội dung trong hồ sơ mời thầu khi chưa đến hạn đóng thầu, Hội đồng xét chọn thầu phải gửi nội dung đã sửa đổi bằng văn bản đến tất cả các nhà đầu tư dự thầu, đồng thời phải niêm yết rõ nội dung sửa đổi trong hồ sơ mời đấu thầu tại địa điểm đã niêm yết thông báo mời thầu.
Trong trường hợp này, thời hạn nhận hồ sơ dự thầu sẽ được gia hạn thêm tối thiểu là 15 (mười lăm) ngày kể từ ngày ra thông báo mời thầu để các nhà thầu dự thầu hoàn chỉnh, bổ sung và nộp hồ sơ xin dự thầu theo nội dung mới thay đổi.
5. Trong quá trình đánh giá và so sánh các hồ sơ dự thầu, Hội đồng xét chọn thầu có thể yêu cầu nhà thầu dự thầu làm rõ các vấn đề có liên quan đến hồ sơ dự thầu. Yêu cầu của Hội đồng xét chọn thầu và ý kiến trả lời của nhà thầu dự thầu phải được lập thành văn bản.