Điều 8. Trao đổi văn bản điện tử qua hệ thống thư điện tử công vụ
1. Trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước đã triển khai phần mềm quản lý văn bản và điều hành, phần mềm một cửa điện tử thực hiện theo Điều 6, Điều 7 Quy định này.
2. Trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước khác; giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức, cá nhân qua hệ thống thư điện tử công vụ
a) Tiếp nhận văn bản đến: Trong giờ làm việc, Văn thư truy cập vào hộp thư điện tử công vụ của cơ quan để tiếp nhận văn bản điện tử được gửi đến từ các cơ quan khác hoặc từ các tổ chức, cá nhân. Khi nhận được văn bản điện tử, Văn thư tiến hành tiếp nhận và cập nhật văn bản vào hệ thống quản lý văn bản và điều hành (mục Văn bản đến) và chuyển xử lý theo quy trình xử lý nội bộ của cơ quan. Trường hợp văn bản điện tử được quét từ văn bản giấy, Văn thư tiến hành kiểm tra chữ ký, con dấu trước khi tiếp nhận văn bản.
b) Phát hành văn bản đi: Văn thư mở hộp thư điện tử công vụ của cơ quan để thực hiện thao tác gửi văn bản điện tử phát hành.
3. Trao đổi văn bản điện tử của cán bộ, công chức, viên chức qua thư điện tử công vụ cá nhân
a) Cán bộ, công chức, viên chức bắt buộc sử dụng hộp thư điện tử công vụ được cấp để thực hiện trao đổi văn bản điện tử trong quá trình thực thi công vụ. Hộp thư cá nhân phải được mở kiểm tra thường xuyên để tiếp nhận, nắm bắt nội dung, xử lý công việc và hồi đáp các phản ánh, ý kiến của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
b) Khi tham gia hệ thống thư điện tử công vụ, cá nhân được cấp hộp thư phải đảm bảo tuân thủ thực hiện theo Quyết định số 1480/QĐ-UBND ngày 18 tháng 6 năm 2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy định về quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Khánh Hòa.