Điều 13. Tạo lập, nộp lưu và quản lý hồ sơ điện tử trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành
1. Việc tạo lập hồ sơ điện tử phải đáp ứng các yêu cầu quy định tại khoản 1 Điều 29 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý hồ sơ quy định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
2. Quy trình tạo lập hồ sơ điện tử
a) Cơ quan, đơn vị xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ của cơ quan; người làm lưu trữ ở cơ quan, đơn vị cập nhật danh mục vào hệ thống (bao gồm các trường thông tin cơ bản sau: Số và ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, chế độ sử dụng, người lập hồ sơ, ngôn ngữ,…).
Trường hợp các hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự thực hiện tạo mới hồ sơ và cập nhật đầy đủ các trường thông tin của hồ sơ theo yêu cầu quản lý trên hệ thống.
b) Đối với từng hồ sơ thuộc danh mục, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc cập nhật thời gian bắt đầu hồ sơ, thông tin của văn bản và tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ, đảm bảo sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ.
c) Khi công việc hoàn thành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, hoàn thiện, kết thúc hồ sơ; cập nhật các trường thông tin sau: Thời gian kết thúc, ghi chú, ký hiệu thông tin, từ khóa, tình trạng vật lý,…
d) Việc cập nhật các thông tin: Mã định danh cơ quan, cơ quan lập hồ sơ, năm hình thành hồ sơ, tổng số văn bản trong hồ sơ, tổng số trang của hồ sơ, việc biên mục văn bản trong hồ sơ,… được thực hiện bằng chức năng của hệ thống.
đ) Việc cập nhật các trường thông tin trên hệ thống qua từng bước thuộc quy trình tạo lập hồ sơ điện tử tại điểm a, b, c, d khoản này thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan chủ quản hệ thống thông tin.
3. Nộp lưu và quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử
a) Việc nộp lưu và quản lý hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 30 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định hiện hành của Nhà nước.
b) Việc nộp lưu và quản lý hồ sơ điện tử vào Lưu trữ lịch sử thực hiện theo quy định tại Điều 7 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và các quy định hiện hành của Nhà nước.
c) Việc tiêu hủy tài liệu điện tử hết giá trị được thực hiện theo quy định tại Điều 11 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP và các quy định hiện hành của Nhà nước.