Điều 8. Tiếp nhận văn bản điện tử
1. Tiếp nhận văn bản điện tử trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành qua Trục kết nối, liên thông của tỉnh: văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản và các tài liệu, hồ sơ có kèm theo (nếu có); nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho bên gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Việc thu hồi văn bản điện tử được thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg.
3. Quy trình nhận văn bản đến
a) Trường hợp nhận văn bản đến dưới dạng điện tử theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Quy chế này hoặc qua hệ thống thư điện tử công vụ: Văn thư thực hiện đầy đủ các thao tác quy trình tiếp nhận văn bản điện tử theo quy định, cập nhật thông tin văn bản vào phần mềm và chuyển xử lý theo quy trình xử lý nội bộ của cơ quan.
b) Trường hợp nhận văn bản đến dưới dạng văn bản giấy theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Quy chế này: Văn thư thực hiện kiểm tra, xác nhận sự tồn tại của văn bản này trong phần mềm. Nếu văn bản không tồn tại trên phần mềm, tiến hành số hóa văn bản đến từ văn bản giấy (quét văn bản đến, ký số của cơ quan, đơn vị) theo quy định tại điểm b khoản 5 Điều 7 Quy chế này, cập nhật thông tin văn bản vào phần mềm và chuyển xử lý theo quy trình xử lý nội bộ của cơ quan.
c) Trường hợp nhận văn bản đến dưới dạng văn bản giấy không theo quy định tại Điều 6 Quy chế này (không qua phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, thư điện tử công vụ): Văn thư tiến hành số hóa văn bản đến từ văn bản giấy (quét văn bản đến, ký số của cơ quan, đơn vị) theo quy định tại điểm b khoản 5 Điều 7 Quy chế này, cập nhật thông tin văn bản vào phần mềm và chuyển xử lý theo quy trình xử lý nội bộ của cơ quan.
d) Cập nhật thông tin văn bản đến bao gồm các mục cơ bản sau: Số đến; ngày đến; nơi gửi; số và ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm văn bản; tên loại văn bản; lĩnh vực; trích yếu nội dung văn bản; họ tên người ký và chức vụ; mức độ khẩn; nơi lưu.
Điều 8. Tiếp nhận văn bản điện tử
4. Cơ quan, tổ chức thực hiện việc quản lý văn bản đến theo quy định tại Điều 24 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.