Điều 5. Tiếp nhận và xử lý đơn của Ủy ban nhân dân quận và Ủy ban nhân dân các phường
1. Xử lý đơn khiếu nại, tố cáo, tranh chấp, dân nguyện nhận trực tiếp từ công dân:
a) Trường hợp đơn thuộc thẩm quyền giải quyết:
- Khi nộp đơn, công dân cung cấp đầy đủ các tài liệu theo yêu cầu, cán bộ tiếp công dân viết biên nhận; xem xét, phân loại đơn; trình lãnh đạo duyệt và giao cho bộ phận chuyên môn thụ lý giải quyết, thời hạn xử lý đơn là 03 ngày, kể từ ngày nhận đơn.
- Nếu công dân chưa cung cấp đầy đủ các tài liệu thì người tiếp công dân hướng dẫn công dân bổ sung đầy đủ, việc hướng dẫn thực hiện bằng văn bản (nếu có yêu cầu) và thực hiện một lần. Khi công dân cung cấp đầy đủ các tài liệu nêu trên thì cán bộ tiếp nhận đơn thực hiện các bước như trên.
- Nếu đơn có chữ ký của nhiều người thì cán bộ tiếp công dân hướng dẫn công dân viết thành từng đơn riêng để thực hiện việc khiếu nại.
- Riêng khiếu nại trong lĩnh vực bồi thường, hỗ trợ thiệt hại, giải phóng mặt bằng và tái định cư, nếu có nhiều người cùng khiếu nại trong một dự án thì cán bộ tiếp công dân hướng dẫn người khiếu nại cử đại diện, tối đa không quá 05 người, để cơ quan có thẩm quyền tổ chức tiếp xúc.
- Đối với đơn tố cáo: khi tiếp nhận thông tin, tài liệu do người tố cáo cung cấp, người tiếp công dân phải làm biên nhận, có chữ ký của người tiếp công dân và người tố cáo.
b) Trường hợp đơn không thuộc thẩm quyền hoặc không đủ điều kiện thụ lý theo Quy định này:
- Người tiếp công dân từ chối nhận đơn và hướng dẫn công dân (bằng văn bản khi có yêu cầu) gửi đúng người có thẩm quyền giải quyết.
- Riêng đối với đơn tố cáo, cán bộ tiếp công dân phải chuyển đơn hoặc biên bản ghi nội dung tố cáo cùng các tài liệu, chứng cứ liên quan (nếu có) đến người có thẩm quyền giải quyết.
2. Việc xử lý đơn do cơ quan, tổ chức và cá nhân có thẩm quyền chuyển đến hoặc do công dân gửi qua đường bưu điện:
Đơn do người dân gửi qua đường bưu điện hoặc thông qua các cơ quan báo, đài chuyển đến; đơn do lãnh đạo Ủy ban nhân dân quận, lãnh đạo Ủy ban nhân dân phường nhận trực tiếp phải được chuyển cho bộ phận tiếp nhận đơn của Ủy ban nhân dân quận, Ủy ban nhân dân phường theo dõi và xử lý như trên.
3. Việc xử lý đơn do công dân đăng ký gặp lãnh đạo:
a) Lãnh đạo tiếp công dân đối với các vụ việc đã có văn bản giải quyết của cơ quan, bộ phận chuyên môn nhưng công dân không đồng ý với nội dung văn bản và các vụ việc phức tạp, kéo dài.
b) Thời gian xử lý là 02 ngày, kể từ ngày bộ phận tiếp công dân nhận đơn (gồm các bước: tiếp nhận đơn, trình lãnh đạo duyệt và chuyển đơn cho cơ quan thụ lý, bộ phận chuyên môn tham mưu giải quyết).
c) Trong thời hạn 05 ngày, kể từ ngày nhận đơn, cơ quan thụ lý, bộ phận chuyên môn phải chuẩn bị báo cáo, kèm hồ sơ liên quan gửi cho người chủ trì buổi tiếp dân. Báo cáo cần nêu rõ nội dung vụ việc và đề xuất hướng giải quyết để lãnh đạo xem xét, quyết định.
d) Trong thời hạn 03 ngày, kể từ ngày tiếp công dân, cán bộ phụ trách tiếp công dân tham mưu lãnh đạo ra thông báo kết quả buổi tiếp dân và gửi cho công dân.
4. Trong quá trình thụ lý giải quyết, người khiếu nại rút đơn khiếu nại hoặc không tiếp tục khiếu nại (có biên bản ghi nhận), cơ quan thụ lý ban hành văn bản trả lời về việc không tiếp tục thụ lý giải quyết khiếu nại cho người khiếu nại biết.
Trường hợp cơ quan thụ lý giải quyết đã gửi giấy mời đến người khiếu nại 02 lần hoặc gửi giấy mời thông qua Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó sinh sống (nếu là cán bộ, công chức thì thông qua cơ quan nơi người đó hiện đang công tác) nhưng người khiếu nại vẫn không đến thì cơ quan thụ lý lưu hồ sơ, tạm ngưng thụ lý. Sau đó, nếu người khiếu nại có yêu cầu thì cơ quan thụ lý hướng dẫn người khiếu nại nộp lại đơn mới.
Trường hợp cơ quan thụ lý đã gửi giấy mời đến người bị khiếu nại và các bên có liên quan 02 lần hoặc gửi giấy mời thông qua Ủy ban nhân dân cấp xã (nếu là cán bộ, công chức thì thông qua cơ quan nơi người đó hiện đang công tác) nhưng người này vẫn không đến thì cơ quan thụ lý giải quyết việc khiếu nại trên cơ sở hồ sơ hiện có.