Điều 7. Thanh toán, quyết toán nguồn vốn duy tu, bảo dưỡng.
1. Tạm ứng, thanh toán vốn thực hiện duy tu bảo dưỡng công trình
a) Hồ sơ ban đầu:
- Quyết định của UBND huyện, thị xã phê duyệt danh mục dự án duy tu, bảo dưỡng;
- Quyết định của UBND huyện, thị xã giao cho UBND xã làm chủ đầu tư;
- Quyết định phê duyệt dự toán kèm theo dự toán chi tiết của chủ đầu tư;
- Hợp đồng giữa chủ đầu tư và đại diện tổ thi công xây dựng của thôn bản;
Hỗ sơ ban đầu chỉ gửi tới Kho bạc một lần cho cả quá trình thực hiện dự án.
b) Tạm ứng vốn duy tu, bảo dưỡng: Ngoài các hồ sơ ban đầu nêu trên chủ đầu tư gửi đến Kho bạc Nhà nước nơi mở tài khoản các tài liệu sau:
- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư;
- Giấy rút vốn đầu tư.
Mức vốn tạm ứng: Mức tạm ứng tối thiểu bằng 60%, tối đa bằng 80% giá trị hợp đồng và không vượt kế hoạch vốn giao hàng năm (Mức cụ thể do chủ đầu tư quyết định và được ghi trong hợp đồng).
Thu hồi tạm ứng: Vốn tạm ứng được thu hồi qua từng lần thanh toán khối lượng hoàn thành của hợp đồng bắt đầu thu hồi từ kỳ thanh toán đầu tiên và thu hồi hết khi thanh toán khối lượng hoàn thành đạt 80% giá trị hợp đồng.
c. Thanh toán khối lượng hoàn thành: Ngoài các hồ sơ ban đầu nêu trên chủ đầu tư gửi tới Kho bạc Nhà nước:
- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư;
- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư nếu có;
- Giấy rút vốn đầu tư ;
- Biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý hợp đồng ; Bảng kê danh sách cấp phát tiền công có xác nhận của UBND xã ; Bảng xác định khối lượng công việc thực hiện theo dự toán duyệt có chữ ký, dấu của chủ đầu tư, đại diện người dân và Ban giám sát cộng đồng xã ;
Trường hợp người đại diện tổ đội thi công không có tài khoản thanh toán, chủ đầu tư (UBND xã) đề nghị Kho bạc Nhà nước thanh toán bằng tiền mặt cho các công việc phải chi tiền mặt, người đại diện chi trực tiếp cho người dân có sự giám sát của Ban giám sát xã.
Kho bạc Nhà nước thực hiện kiểm soát thanh toán trên cơ sở hồ sơ đề nghị thanh toán của chủ đầu tư, căn cứ vào các điều khoản thanh toán được ghi trong hợp đồng chủ đầu tư tự chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của khối lượng thực hiện, định mức, đơn giá, dự toán các loại công việc và chất lượng công trình. Kho bạc Nhà nước không chịu trách nhiệm về các vấn đề này.
2. Hồ sơ quyết toán dự án hoàn thành
a) Các công trình sau khi thực hiện duy tu, bảo dưỡng hoàn thành và bàn giao đưa vào sử dụng, chậm nhất sau 02 tháng UBND xã phải thực hiện việc phê duyệt quyết toán.
b) Hỗ sơ quyết toán gồm: Ngoài các văn bản đã quy định tại hồ sơ tạm ứng, thanh toán chủ đầu tư (UBND xã) phải bổ sung các tài liệu: Biên bản giao nhận vật tư hàng hoá; xác nhận ngày công đóng góp của nhân dân (các khoản đóng góp bằng hiện vật, ngày công phải xác định giá trị); Đối chiếu xác nhận rút vốn của Kho bạc Nhà nước; Biên bản thanh lý hợp đồng; Các biên bản nghiệm thu; Báo cáo giám sát của Ban giám sát xã; Biên bản bàn giao đưa vào sử dụng; Các chứng từ mua vật liệu, biên nhận đối với mua lẻ hàng hoá có giá trị nhỏ như: vật tư, văn phòng phẩm..., bảng kê có xác nhận bên bán, trưởng thôn, bản và UBND xã đối với vật liệu tự khai thác, mua tại chỗ của người dân như: cát, đá, sỏi,... ; Danh sách ký nhận đối với các khoản chi thanh toán như: đền bù, tiền công, thù lao...
c) Quyết định phê duyệt quyết toán duy tu, bảo dưỡng công trình được niêm yết công khai tại UBND xã và được gửi đến các đơn vị: Kho bạc Nhà nước huyện, Phòng Tài chính - Kế hoạch, Ban giám sát xã. Hồ sơ quyết toán được quản lý lưu trữ tại UBND xã theo qui định.