Điều 12. Trách nhiệm của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố trong xử lý, giải quyết hồ sơ, công việc trình Ủy ban nhân dân thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố
1. Văn phòng UBND thành phố xử lý hồ sơ, công việc trình UBND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố, Phó Chủ tịch UBND thành phố khi nhận được hồ sơ, công việc của các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân. Văn phòng UBND thành phố tiếp nhận, xử lý, lập danh mục theo dõi quá trình xử lý các hồ sơ, công việc trình UBND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố, Phó Chủ tịch UBND thành phố và thực hiện lưu trữ theo quy định.
2. Hồ sơ, công việc do các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân gửi, trình UBND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố, Phó Chủ tịch UBND thành phố phải được Chánh Văn phòng UBND thành phố hoặc người có thẩm quyền xử lý, chuyển giao cho cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân xử lý. Việc chuyển giao hồ sơ, công việc phải bảo đảm chính xác và bảo mật nội dung. Tất cả hồ sơ, công việc phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý, thực hiện trên môi trường điện tử, trừ trường hợp hồ sơ trình có nội dung thuộc bí mật nhà nước thì thực hiện theo quy định về bảo vệ bí mật nhà nước.
3. Văn phòng UBND thành phố trình UBND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố, Phó Chủ tịch UBND thành phố những hồ sơ, công việc thuộc nhiệm vụ, thẩm quyền xử lý, giải quyết của UBND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố, Phó Chủ tịch UBND thành phố theo quy định tại Điều 10 Quy chế này và có đủ hồ sơ theo quy định tại khoản 2 Điều 11 Quy chế này.
4. Việc xử lý, lập danh mục hồ sơ, công việc được lưu trữ có hệ thống bằng cả hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử, tiến tới chỉ lưu trữ điện tử, trừ văn bản mật được xử lý, lưu trữ theo quy định về bảo vệ bí mật nhà nước.