Điều 16. Chuẩn bị phiên họp UBND tỉnh
1. Chủ tịch UBND tỉnh quyết định nội dung, thành phần khách mời, thời gian và chương trình phiên họp của UBND tỉnh.
2. Văn phòng UBND tỉnh có nhiệm vụ:
a) Dự kiến nội dung chương trình, thời gian, thành phần tham dự phiên họp xin ý kiến Chủ tịch UBND tỉnh;
b) Gửi giấy mời và tài liệu họp bằng văn bản điện tử trên Hệ thống QLVB&ĐH (trừ tài liệu mật được gửi bằng văn bản giấy) đến các thành viên UBND tỉnh và đại biểu chậm nhất là 03 (ba) ngày làm việc trước khi họp hoặc trước 01 (một) ngày làm việc đối với phiên họp chuyên đề;
c) Thẩm tra nội dung trình UBND tỉnh;
d) Tiếp nhận đầy đủ tài liệu họp từ các cơ quan, đơn vị, UBND cấp xã được giao chuẩn bị nội dung trình và gửi các đại biểu dự họp theo quy định; thu hồi tài liệu mật sau khi kết thúc phiên họp.
3. Các cơ quan, đơn vị, UBND cấp xã được giao chuẩn bị nội dung trình có nhiệm vụ:
a) Đề xuất nội dung đưa vào Phiên họp Ủy ban nhân dân tỉnh thường kỳ, gửi Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh trước ngày 20 hằng tháng để tổng hợp, báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;
b) Chuẩn bị và gửi toàn bộ hồ sơ, báo cáo tóm tắt, tài liệu họp bằng văn bản điện tử đến Văn phòng UBND tỉnh trên Hệ thống QLVB&ĐH (trừ tài liệu mật) chậm nhất 05 ngày làm việc trước khi họp;
c) Phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh quản lý tài liệu mật gửi các đại biểu dự họp và thu hồi sau khi kết thúc phiên họp.