Căn cứ Điều 3 của Quy định này, Trưởng phòng Giáo dục và Đào tạo các huyện, thành phố, Hiệu trưởng các Trường trung học phổ thông, Giám đốc các Trung tâm Giáo dục nghề nghiệp - Giáo dục thường xuyên các huyện, thành phố lập danh sách học sinh đạt các tiêu chuẩn xét chọn của Giải thưởng Trương Vĩnh Ký gửi Sở Giáo dục và Đào tạo. Sở Giáo dục và Đào tạo tổng hợp danh sách toàn tỉnh để thông qua Hội đồng xét chọn theo Điều 4 của Quy định này, đồng thời, gửi cho Hội Khuyến học tỉnh (thời gian giữa tháng 7 hàng năm).
Trên cơ sở kết quả xét chọn của Hội đồng xét chọn, Sở Giáo dục và Đào tạo trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định danh sách học sinh được trao giải thưởng Trương Vĩnh Ký hàng năm.
