Điều 4. Xác định và đóng dấu độ mật của văn bản thuộc BMNN
1. Người đứng đầu cơ quan thuộc HĐND tỉnh có trách nhiệm xác định BMNN và độ mật, phạm vi lưu hành, được phép hoặc không được phép sao, chụp tài liệu, vật chứa BMNN. Trường hợp sử dụng BMNN của cơ quan, tổ chức khác thì phải xác định độ mật tương ứng. Trường hợp thông tin trong cùng một tài liệu, vật chứa BMNN thuộc danh mục BMNN có độ mật khác nhau thì xác định theo độ mật cao nhất.
2. Việc xác định BMNN và độ mật của BMNN phải căn cứ vào danh mục BMNN thuộc các ngành, lĩnh vực do Thủ tướng Chính phủ ban hành và quy định của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2018.
3. Trình tự, thủ tục xác định và độ mật của BMNN
a) Người soạn thảo, tạo ra thông tin thuộc danh mục BMNN phải đề xuất với người đứng đầu cơ quan thuộc HĐND tỉnh xác định BMNN, độ mật của BMNN, nơi nhận, số lượng bản phát hành, được phép hoặc không được phép sao, chụp tài liệu, vật chứa BMNN tại Tờ trình, Phiếu trình duyệt ký văn bản hoặc văn bản xác định độ mật đối với vật, địa điểm, lời nói, hoạt động, hình thức khác chứa BMNN và có trách nhiệm bảo vệ nội dung BMNN trong quá trình soạn thảo, tạo ra. Tài liệu BMNN phải đóng dấu chỉ độ mật, dấu bản số và thể hiện nơi nhận, số lượng bản phát hành, tên người soạn thảo, được phép hoặc không được phép sao, chụp ở mục "nơi nhận" của tài liệu. Trường hợp văn bản điện tử, người soạn thảo phải tạo dấu chỉ độ mật trên văn bản sau khi được người có thẩm quyền xác định BMNN và độ mật của BMNN; văn bản điện tử khi in ra để phát hành phải đóng dấu chỉ độ mật theo quy định.
b) Người tiếp nhận thông tin thuộc danh mục BMNN, nhưng chưa được xác định là BMNN phải báo cáo người đứng đầu cơ quan để xác định hoặc chuyển đến cơ quan, tổ chức có chức năng xử lý. Người được giao xử lý phải có văn bản đề xuất của người đứng đầu cơ quan, để người có thẩm quyền xác định BMNN, độ mật của BMNN, nơi nhận, số lượng bản phát hành, được phép hoặc không được phép sao chụp tài liệu, vật chứa BMNN. Thông tin tiếp nhận phải được bảo vệ trong quá trình tiếp nhận và xử lý.
4. Mẫu dấu chỉ độ mật, dấu bản số; mẫu văn bản xác định độ mật của BMNN thực hiện theo quy định tại Thông tư số 24/2020/TT-BCA ngày 10 tháng 3 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Công an Ban hành biểu mẫu sử dụng trong công tác Bảo vệ bí mật nhà nước (sau đây viết tắt là Thông tư số 24/2020/TT-BCA).
5. Đối với vật, địa điểm, lời nói, hoạt động hoặc hình thức khác chứa BMNN mà không thể đóng dấu độ mật được thì người có thẩm quyền phát ngôn chịu trách nhiệm về phát ngôn (lời nói), phải có văn bản xác định độ mật của vật, địa điểm, lời nói, hoạt động hoặc hình thức khác chứa BMNN theo mẫu số 01 ban hành kèm theo Thông tư số 24/2020/TT-BCA.
6. Độ mật của BMNN được thể hiện bằng dấu chỉ độ mật, văn bản xác định độ mật hoặc hình thức khác phù hợp với hình thức chứa BMNN.
7. Văn thư có trách nhiệm đóng dấu theo quyết định của người duyệt ký tài liệu BMNN. Đối với vật chứa BMNN, hồ sơ, tập tài liệu BMNN được xác định và đóng dấu độ mật ở bên ngoài bì niêm phong vật chứa BMNN và bên ngoài bìa hồ sơ, bìa của tập tài liệu theo độ mật cao nhất của tài liệu được lưu giữ ở bên trong vật chứa BMNN, hồ sơ, tập tài liệu BMNN.