Điều 6. Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước
1. Sao tài liệu bí mật nhà nước là việc chép lại hoặc tạo ra bản khác theo đúng nội dung bản gốc hoặc bản chính của tài liệu. Chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước là việc ghi lại bằng hình ảnh tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước. Hình thức sao tài liệu bí mật nhà nước gồm sao y bản chính, sao lục và trích sao.
2. Thẩm quyền cho phép sao chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước của Hội đồng nhân dân tỉnh.
a) Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Tuyệt mật, Tối mật và Mật của Hội đồng nhân dân tỉnh, Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh.
b) Trưởng các Ban của Hội đồng nhân dân tỉnh, Chánh Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Tối mật và Mật thuộc phạm vi quản lý.
c) Trưởng các phòng trực thuộc Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Mật thuộc phạm vi quản lý.
3. Người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước quy định tại điểm a, điểm b, khoản 2 Điều này có thể ủy quyền cho cấp phó thực hiện thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước. Việc ủy quyền được thực hiện thường xuyên hoặc theo từng trường hợp cụ thể và phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó xác định rõ phạm vi, nội dung, thời hạn ủy quyền. Cấp phó được ủy quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải chịu trách nhiệm về quyết định cho phép sao, chụp của mình trước cấp trưởng, trước pháp luật và không được ủy quyền tiếp cho người khác.
4. Người được giao thực hiện việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải là cán bộ, công chức, người làm công tác cơ yếu có liên quan trực tiếp đến bí mật nhà nước và được người có thẩm quyền tại khoản 2 Điều này cho phép.
5. Phương tiện, thiết bị sử dụng để sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước không được kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông, trừ trường hợp thực hiện theo quy định pháp luật về cơ yếu.
6. Trình tự, thủ tục sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước
a) Sau khi được người có thẩm quyền tại khoản 2 Điều này chỉ đạo thì người thực hiện sao, chụp bí mật nhà nước phải lập đề xuất sao, chụp bí mật nhà nước để trình người có thẩm quyền ký phê duyệt. Sau đó tiến hành việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước; chỉ sao, chụp đúng số bản cho phép và tiêu hủy ngay bản dư thừa, bản hư hỏng.
b) Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải tiến hành tại địa điểm đảm bảo an toàn do người đứng đầu các cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý bí mật nhà nước quy định.
c) Bản sao tài liệu bí mật nhà nước (Bản sao y bản chính, Bản sao lục) phải được đóng dấu “Bản sao số” và dấu “Bản sao bí mật nhà nước” theo quy định. Phải ghi đầy đủ nội dung vào dấu theo quy định gồm: số thứ tự bản sao; hình thức sao (nếu là bản sao y bản chính thì ghi “Sao y”; nếu là Bản sao lục thì ghi “Sao lục”); thời gian; số lượng; nơi nhận; chức vụ của người cho phép sao.
Trường hợp tài liệu bí mật nhà nước cần sao, gửi đến nhiều cơ quan, tổ chức: Đối với cơ quan có con dấu riêng thì người có thẩm quyền sao có thể ký một lần, sau đó nhân bản đúng số lượng cần sao và đóng dấu của cơ quan, dấu “Bản sao số” và phát hành theo quy định. Đối với đơn vị không có con dấu riêng, người có thẩm quyền sao phải ký tên trên tất cả các bản cần sao.
d) Bản trích sao tài liệu bí mật nhà nước: phải thực hiện theo mẫu “Trích sao”, trong đó thể hiện đầy đủ nội dung trích sao, thời gian, số lượng, nơi nhận, thẩm quyền cho phép sao và con dấu của cơ quan.
đ) Bản chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước: phải có “văn bản ghi nhận việc chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước”, trong đó phải thể hiện tên, loại tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước, độ mật, thời gian, số lượng, nơi nhận, người thực hiện chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước, thẩm quyền cho phép chụp và con dấu của cơ quan.
e) Đối với bí mật nhà nước sao, chụp ở dạng băng, đĩa và các thiết bị lưu trữ khác không thể đóng dấu xác định độ mật thì phải được xác định bằng văn bản xác định độ mật theo quy định. Các bản sao, chụp phải được bảo mật như tài liệu gốc.
g) Cơ quan, đơn vị phải lập “Sổ quản lý sao, chụp bí mật nhà nước” để ghi nhận, quản lý, theo dõi việc sao, chụp bí mật nhà nước.
7. Chỉ sao, chụp đúng số bản cho phép và tiêu hủy ngay bản dư thừa, bản hỏng. Bản sao, chụp được thực hiện theo đúng quy định tại Quy chế này có giá trị pháp lý như bản chính và phải được bảo vệ như bản gốc.