Điều 5. Việc xác định bí mật nhà nước và độ mật của bí mật nhà nước
1. Việc xác định bí mật nhà nước và độ mật của bí mật nhà nước phải căn cứ vào Danh mục bí mật nhà nước thuộc các lĩnh vực do Thủ tướng Chính phủ ban hành và các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
2. Trách nhiệm xác định bí mật nhà nước và độ mật của bí mật nhà nước, cụ thể như sau:
- Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh có trách nhiệm xác định bí mật nhà nước và độ mật của bí mật nhà nước do Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh ban hành, tạo ra.
- Trưởng các Ban của Hội đồng nhân dân tỉnh có trách nhiệm xác định bí mật nhà nước và độ mật của bí mật nhà nước do các Ban của Hội đồng nhân dân tỉnh ban hành, tạo ra.
- Chánh Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh xác định bí mật nhà nước và độ mật của bí mật nhà nước do Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh ban hành, tạo ra.
3. Trình tự, thủ tục xác định bí mật nhà nước và độ mật của bí mật nhà nước.
a) Người soạn thảo, tạo ra thông tin thuộc danh mục bí mật nhà nước phải thực hiện đúng các quy định sau:
- Đối với bí mật nhà nước dưới dạng văn bản, người soạn thảo phải đề xuất người đứng đầu cơ quan, đơn vị xác định bí mật nhà nước, căn cứ xác định độ mật của bí mật nhà nước, nơi nhận, số lượng bản phát hành, được phép hoặc không được phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước tại tờ trình duyệt ký văn bản hoặc phiếu đề xuất độ mật văn bản. Văn bản bí mật nhà nước phải đóng dấu “Bản số” (trừ văn bản điện tử), dấu chỉ độ mật ở trang đầu tài liệu; thể hiện số lượng bản phát hành, tên người soạn thảo (hoặc đánh máy), được phép hoặc không được phép sao, chụp ở mục “Nơi nhận” của tài liệu.
- Trường hợp văn bản điện tử, người soạn thảo phải tạo dấu chỉ độ mật trên văn bản sau khi được người có thẩm quyền xác định bí mật nhà nước và độ mật của bí mật nhà nước; văn bản điện tử khi in ra để phát hành phải đóng dấu chỉ độ mật theo quy định.
- Đối với bí mật nhà nước được lưu giữ trong băng, đĩa, bản ghi hình, bản ghi âm, bản điện tử, địa điểm, lời nói và các dạng khác nhưng không thể đóng dấu xác định độ mật của bí mật nhà nước thì phải được xác định độ mật tại văn bản xác định độ mật theo độ mật cao nhất của bí mật nhà nước được lưu giữ ở bên trong.
- Đối với dự thảo văn bản, tài liệu bí mật nhà nước cần gửi để lấy ý kiến tổ chức, cá nhân liên quan thì phải xác định độ mật tại văn bản gửi xin ý kiến và dự thảo tài liệu bí mật nhà nước. Các tổ chức, cá nhân nhận văn bản phải có trách nhiệm quản lý, bảo vệ theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
- Dự thảo văn bản, tài liệu có nội dung bí mật nhà nước phải được quản lý, bảo vệ như văn bản ban hành chính thức từ khi soạn thảo và tiêu hủy ngay sau khi hoàn thành việc soạn thảo, tạo ra nếu thấy không cần thiết phải lưu giữ.
b) Cán bộ, công chức khi tiếp nhận thông tin thuộc danh mục bí mật nhà nước nhưng chưa được xác định là bí mật nhà nước phải báo cáo đề xuất người đứng đầu cơ quan để xác định. Người được giao xử lý phải có văn bản đề xuất để người đứng đầu cơ quan, đơn vị xác định bí mật nhà nước, độ mật của bí mật nhà nước, nơi nhận, số lượng bản phát hành, được phép hoặc không được phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước. Thông tin tiếp nhận phải được bảo vệ trong quá trình tiếp nhận và xử lý.
4. Văn thư Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh có trách nhiệm đóng dấu độ mật vào văn bản, tài liệu đúng theo độ mật đã được cấp thẩm quyền quyết định xác định tại “Phiếu đề xuất độ mật” hoặc “Tờ trình duyệt, ký văn bản” (phải đóng dấu độ mật tương ứng cho cả tài liệu ban hành kèm theo như: phụ lục, bảng thống kê, quy định ban hành kèm theo nghị quyết…). Dấu mật phải được đóng dấu bằng mực đỏ tươi, không được đóng dấu độ mật lên tài liệu gốc rồi mới nhân bản, phát hành.