Điều 11. Trình tự, thủ tục nộp, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả
1. Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước nộp 01 bộ hồ sơ đề nghị giải quyết thủ tục về con dấu theo quy định tại các Điều 13, 14, 15, 16 và Điều 17 Nghị định này cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu quy định tại Điều 12 Nghị định này theo một trong các hình thức sau:
a) Nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan đăng ký mẫu con dấu;
b) Nộp qua dịch vụ bưu chính công ích;
c) Nộp qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an (trừ các văn bản, giấy tờ không được phép đăng tải qua hệ thống mạng theo quy định của pháp luật).
2. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra thông tin, văn bản, giấy tờ có trong hồ sơ và thực hiện theo các quy định sau:
a) Trường hợp cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan đăng ký mẫu con dấu hoặc nộp qua dịch vụ bưu chính công ích.
Hồ sơ đầy đủ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải ghi giấy biên nhận hồ sơ, ghi rõ ngày tiếp nhận hồ sơ, ngày trả kết quả và giao trực tiếp cho người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến liên hệ nộp hồ sơ hoặc gửi qua bưu chính công ích;
Hồ sơ chưa đầy đủ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải ghi phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ, ghi rõ giấy tờ, tài liệu cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cần phải bổ sung và giao trực tiếp cho người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến liên hệ nộp hồ sơ hoặc gửi qua bưu chính công ích;
Hồ sơ không đủ điều kiện theo quy định tại Điều 5 Nghị định này, cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải ghi thông báo về việc từ chối giải quyết hồ sơ và giao trực tiếp cho người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến liên hệ nộp hồ sơ hoặc gửi qua bưu chính công ích;
b) Trường hợp cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước nộp hồ sơ qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Ứng dụng định danh quốc gia (VNeID)
Cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm khai thác thông tin trong tài khoản định danh điện tử của cơ quan, tổ chức hoặc kho quản lý dữ liệu điện tử của cơ quan, tổ chức trên Cổng dịch vụ công Quốc gia, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác. Trường hợp không khai thác được thông tin trong cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin hoặc Ứng dụng định danh quốc gia (VNeID) thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ đề nghị cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp văn bản, giấy tờ trong hồ sơ theo quy định.
Cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải thông báo kết quả xử lý hồ sơ đối với các trường hợp theo quy định tại điểm a, b và c khoản 2 Điều này qua địa chỉ thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân đã nộp hồ sơ trước đó.
Trường hợp hồ sơ đầy đủ, nhưng văn bản, giấy tờ trong hồ sơ không hợp lệ (bản điện tử không được ký số đối với văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành; bản điện tử không được chứng thực điện tử của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đối với văn bản do cơ quan có thẩm quyền ban hành) cán bộ tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn cơ quan, tổ chức, cá nhân bổ sung văn bản, giấy tờ theo quy định hoặc lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan đăng ký mẫu con dấu hoặc nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích.
4. Văn bản, giấy tờ có trong hồ sơ là bản điện tử đã được ký số đối với văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành; bản điện tử đã được chứng thực điện tử của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đối với văn bản do cơ quan có thẩm quyền ban hành; bản điện tử hoặc bản in được khai thác, chia sẻ từ cơ sở dữ liệu của cơ quan quản lý nhà nước có liên quan; bản sao đã đối chiếu với bản chính; bản sao được cấp từ bản chính; bản sao được chứng thực từ bản chính của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
5. Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước khi nộp hồ sơ đề nghị đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu phải xuất trình con dấu đã được đăng ký trước đó để cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu kiểm tra, đăng ký theo quy định.
6. Tổ chức nước ngoài mang con dấu vào Việt Nam sử dụng, khi nộp hồ sơ phải nộp con dấu đã mang vào cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu để kiểm tra, đăng ký theo quy định.
7. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đề nghị giải quyết, cơ quan đăng ký mẫu con dấu có trách nhiệm trả kết quả đăng ký mẫu con dấu mới, đăng ký lại mẫu con dấu, đăng ký thêm con dấu, đăng ký dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi; cấp, đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.
8. Quy trình thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử theo quy định tại Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.
9. Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước không phải nộp các tài liệu, giấy tờ trong hồ sơ khi đã có thông tin trên Cơ sở dữ liệu của cơ quan quản lý nhà nước và hoàn thành việc kết nối, chia sẻ dữ liệu thông tin các tài liệu này trên môi trường điện tử.