Điều 19. Tiêu hủy thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ
1. Việc tiêu hủy thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ thuộc lưu trữ cơ quan quy định như sau:
a) Hàng năm cơ quan, tổ chức lưu trữ thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ lập danh mục thông tin, dữ liệu, sản phẩm hết giá trị sử dụng đề nghị tiêu hủy, gửi cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp (cấp cục, cấp sở hoặc tương đương);
b) Cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp lập tờ trình kèm theo danh mục thông tin, dữ liệu, sản phẩm hết giá trị sử dụng gửi cơ quan chủ quản (bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh) đề nghị tiêu hủy;
c) Sau khi nhận được ý kiến chấp thuận của cơ quan chủ quản (bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh) về việc tiêu hủy thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ, cơ quan quản lý cấp cục, cấp sở hoặc tương đương thành lập Hội đồng tiêu hủy thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ.
2. Hồ sơ tiêu hủy thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ đã hết giá trị sử dụng bao gồm:
a) Văn bản đề nghị tiêu hủy của cơ quan, tổ chức lưu trữ có tài liệu hết giá trị sử dụng;
b) Tờ trình đề nghị tiêu hủy thông tin, dữ liệu, sản phẩm hết giá trị sử dụng của cơ quan quản lý cấp cục, cấp sở hoặc tương đương;
c) Văn bản chấp thuận về việc tiêu hủy của cơ quan chủ quản;
d) Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ;
đ) Biên bản xác định giá trị thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ của Hội đồng tiêu hủy thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ;
e) Văn bản đề nghị thẩm định của cơ quan quản lý thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ hết giá trị gửi cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ hết giá trị cần tiêu hủy theo quy định của pháp luật về lưu trữ;
g) Văn bản thẩm định của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ;
h) Quyết định tiêu hủy thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ hết giá trị của cơ quan quản lý cấp cục, cấp sở hoặc tương đương;
i) Biên bản bàn giao thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ để tiêu hủy;
k) Biên bản tiêu hủy thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ hết giá trị.