Điều 4. Hình thức, thời hạn trao đổi, cung cấp thông tin
1. Hình thức trao đổi, cung cấp thông tin
a) Trao đổi, cung cấp trực tiếp và bằng văn bản:
Văn bản yêu cầu cung cấp thông tin ghi rõ tên nội dung thông tin đề nghị cung cấp, thời điểm cung cấp, địa điểm cung cấp, hình thức văn bản (bản chính; bản sao; bản photocopy; bản in từ máy tính; …) và mục đích đề nghị cung cấp thông tin, tài liệu.
Khi nhận được yêu cầu cung cấp thông tin thì cơ được yêu cầu cung cấp thông tin căn cứ vào nội dung yêu cầu, thời hạn cung cấp để tổ chức thu thập thông tin và cung cấp cho bên yêu cầu.
Người được giao nhiệm vụ đến trao đổi, nhận thông tin phải có giấy giới thiệu do người có thẩm quyền quy định tại Điều 6 Thông tư này ký, kèm theo văn bản yêu cầu cung cấp thông tin.
b) Trao đổi, cung cấp thông tin qua giao dịch điện tử:
Trong trường hợp cơ sở hạ tầng cho phép, việc trao đổi, cung cấp có thể thực hiện qua đường điện tử (truyền file, email, …)
Việc trao đổi, cung cấp dữ liệu điện tử cần tuân thủ các quy định tương tự trao đổi, cung cấp thông tin bằng văn bản nhưng bằng hình thức điện tử để đảm bảo tính pháp lý của việc cung cấp và trao đổi thông tin, tránh cung cấp thông tin không đúng quy định.
Áp dụng việc xác thực điện tử vào nội dung này theo quy định.
2. Thời hạn trao đổi, cung cấp thông tin
a) Đối với thông tin cung cấp định kỳ (tháng, quý, năm).
Thông tin, tài liệu được tổng hợp và gửi chậm nhất là ngày thứ hai mươi (20) của tháng tiếp theo đối với định kỳ tháng; chậm nhất là ngày thứ ba mươi (30) của quý tiếp theo đối với định kỳ quý và chậm nhất là ngày thứ chín mươi (90) của năm tiếp theo đối với định kỳ năm.
Tùy theo tính chất từng loại thông tin và điều kiện cụ thể, các bên có thể thỏa thuận thay đổi thời gian cung cấp.
b) Đối với thông tin cung cấp không định kỳ.
- Đối với yêu cầu cung cấp thông tin bằng hình thức trực tiếp thì cơ quan được yêu cầu có trách nhiệm cung cấp phải cung cấp ngay trong ngày. Trường hợp chưa thể cung cấp ngay được, thì cơ quan được yêu cầu cung cấp thông tin phải có giấy hẹn cung cấp, thời hạn cung cấp tối đa không quá 05 (năm) ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu.
- Đối với yêu cầu cung cấp thông tin bằng văn bản thì cơ quan được yêu cầu có trách nhiệm cung cấp cho cơ quan yêu cầu theo đúng thời hạn ghi trong văn bản yêu cầu hoặc chậm nhất là 10 (mười) ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu. Trường hợp không thể đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin thì cơ quan được yêu cầu phải có văn bản thông báo, nêu rõ lý do trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu.
- Đối với yêu cầu cần đọc, nghiên cứu thông tin tại chỗ, thì bên được yêu cầu có trách nhiệm cung cấp ngay trong ngày sau khi có sự phê duyệt của người có thẩm quyền. Trường hợp không đáp ứng được ngay thì bên được yêu cầu phải nêu rõ lý do.