Điều 4. Tiếp nhận hồ sơ
1. Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao) là cơ quan đầu mối gửi các đề nghị chính thức của Việt Nam và tiếp nhận đề nghị của các quốc gia, tổ chức quốc tế vào tìm kiếm, cứu nạn tại Việt Nam.
2. Trong trường hợp các cơ quan có thẩm quyền cấp phép theo quy định của Thông tư này trực tiếp nhận được hồ sơ đề nghị cấp phép của quốc gia, tổ chức quốc tế gửi đến, cơ quan có thẩm quyền cấp phép có trách nhiệm gửi 01 bản sao hồ sơ đề nghị cấp phép gửi xin ý kiến Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao).
3. Các quốc gia, tổ chức quốc tế được Chính phủ hoặc tổ chức có trách nhiệm tìm kiếm, cứu nạn của Việt Nam đề nghị hoặc có đề nghị vào tìm kiếm, cứu nạn tại Việt Nam gửi 01 bộ bản sao hồ sơ đề nghị cấp phép (trực tiếp hoặc qua bưu điện, qua fax, thư điện tử) tới Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao) hoặc thông qua Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hoặc Cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam để chuyển tới Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao).
4. Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao) tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp phép và chuyển đầy đủ hồ sơ này cho cơ quan có thẩm quyền cấp phép kèm theo ý kiến của Bộ Ngoại giao về mặt đối ngoại.
5. Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao) có trách nhiệm thông báo cho quốc gia, tổ chức quốc tế (trực tiếp hoặc qua fax, thư điện tử) hoặc đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Ngoại giao các thủ tục và hồ sơ cần thiết về việc cấp phép cho phương tiện, lực lượng đi kèm phương tiện vào tìm kiếm, cứu nạn tại Việt Nam.
6. Các loại giấy tờ trong hồ sơ đề nghị cấp phép quy định tại các khoản 1, 2, 3 Điều 5 Thông tư liên tịch này phải được lập bằng tiếng Anh. Trong trường hợp các giấy tờ nêu trên không được lập bằng tiếng Anh thì phải kèm theo bản dịch tiếng Anh và được miễn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.