Điều 5. Hình thức, thời hạn trao đổi, cung cấp thông tin
1. Việc trao đổi, cung cấp thông tin được thực hiện bằng các hình thức sau:
a) Trao đổi, cung cấp trực tiếp
Khi các bên có yêu cầu trao đổi, cung cấp thông tin thì cử người trực tiếp liên hệ với cơ quan trao đổi, cung cấp thông tin. Trong trường hợp này, phải có giấy giới thiệu của cơ quan chủ quản kèm theo phiếu yêu cầu trao đổi, cung cấp thông tin theo mẫu quy định tại Phụ lục số 02 ban hành kèm theo Thông tư này.
b) Trao đổi, cung cấp gián tiếp
Khi nhận được phiếu yêu cầu trao đổi, cung cấp thông tin, căn cứ vào tính chất của thông tin được trao đổi, cung cấp, người có thẩm quyền trao đổi, cung cấp thông tin có thể quyết định tiến hành trao đổi, cung cấp thông tin dưới dạng dữ liệu điện tử hoặc thông qua các phương tiện khác như điện thoại, fax,....
2. Thời hạn trao đổi, cung cấp thông tin
a) Định kỳ
Thông tin hàng tháng được tổng hợp từ ngày 21 tháng trước cho đến ngày 20 tháng tiếp theo và gửi cho các bên trước ngày 25 hàng tháng bằng văn bản hoặc dữ liệu điện tử.
b) Không định kỳ
- Đơn vị có nhu cầu trao đổi, cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý, điều tra, xác minh và xử lý các vụ việc cụ thể thì phải gửi văn bản yêu cầu trao đổi, cung cấp thông tin đến bên có liên quan.
- Trường hợp yêu cầu trao đổi, cung cấp thông tin bằng hình thức trực tiếp thì cơ quan được yêu cầu có trách nhiệm cung cấp ngay trong ngày; nếu vì lý do khách quan chưa thể cung cấp ngay được thì phải hẹn ngày cung cấp, nhưng tối đa không quá 05 (năm) ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu.
- Đối với yêu cầu cung cấp thông tin bằng văn bản thì bên được yêu cầu có trách nhiệm cung cấp cho bên yêu cầu theo đúng thời hạn ghi trong văn bản yêu cầu hoặc chậm nhất là 05 (năm) ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu.
- Đối với yêu cầu đọc, nghiên cứu thông tin tại chỗ thì bên được yêu cầu có trách nhiệm cung cấp ngay sau khi có sự phê duyệt của người có thẩm quyền. Nếu không đáp ứng được ngay thì bên được yêu cầu phải nêu rõ lý do.
- Trường hợp không thể đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin thì bên được yêu cầu phải có văn bản thông báo, nêu rõ lý do trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu.