Điều 30. Tiếp nhận hồ sơ đăng ký
1. Trường hợp hồ sơ đăng ký thế chấp được nộp trực tiếp thì sau khi nhận hồ sơ, cán bộ tiếp nhận kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký và thực hiện tiếp các công việc sau:
a) Trường hợp hồ sơ đăng ký không hợp lệ, cán bộ tiếp nhận từ chối nhận hồ sơ đăng ký và trực tiếp hướng dẫn để người yêu cầu đăng ký hoàn thiện hồ sơ hoặc cấp Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ theo đúng quy định của pháp luật;
b) Trường hợp hồ sơ đăng ký hợp lệ, cán bộ tiếp nhận cấp cho người yêu cầu đăng ký Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả trong đó ghi đầy đủ các thông tin sau đây: Thời điểm nhận hồ sơ (ngày, tháng, năm); thời hạn giải quyết hồ sơ; thời hạn trả kết quả; tên và chữ ký của cán bộ tiếp nhận hồ sơ;
c) Vào Sổ tiếp nhận và trả kết quả đăng ký, cấp Giấy chứng nhận theo quy định của Bộ Tài nguyên và Môi trường (sau đây gọi là Sổ tiếp nhận và trả kết quả).
2. Trường hợp hồ sơ đăng ký thế chấp được nộp qua đường bưu điện thì sau khi nhận được hồ sơ, cán bộ tiếp nhận kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký và thực hiện tiếp các công việc sau:
a) Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, ngay trong ngày nhận được hồ sơ, cán bộ tiếp nhận lập văn bản từ chối đăng ký trong đó ghi các thông tin sau đây: Các loại giấy tờ trong hồ sơ đăng ký đã nhận được; lý do từ chối; hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ đăng ký. Văn bản từ chối gửi trả lại cùng hồ sơ đăng ký cho người yêu cầu đăng ký qua đường bưu điện có bảo đảm;
b) Trường hợp hồ sơ đăng ký hợp lệ, cán bộ tiếp nhận vào Sổ tiếp nhận và trả kết quả.