Điều 12. Lập hồ sơ, danh sách đề nghị giảm thời hạn chấp hành án phạt tù
1. Trước thời điểm xét giảm quy định tại khoản 1 Điều 5 Thông tư này, ít nhất là hai mươi ngày, các trại giam, trại tạm giam, cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện bố trí cho cán bộ quản giáo tổ chức họp đội phạm nhân để bình xét, giới thiệu, đề nghị giảm thời hạn chấp hành án phạt tù cho những người có đủ điều kiện và biểu quyết bằng hình thức giơ tay. Cuộc họp phải được lập biên bản, có chữ ký của cán bộ quản giáo và phạm nhân ghi biên bản.
Trên cơ sở kết quả họp đội phạm nhân, cán bộ quản giáo lập danh sách và đề xuất mức giảm cho từng phạm nhân để báo cáo trước Tiểu ban của phân trại (đối với các trại giam có thành lập Tiểu ban) hoặc báo cáo Hội đồng xét, đề nghị giảm thời hạn chấp hành án phạt tù của trại giam, trại tạm giam, cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện.
Trường hợp cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện có ít phạm nhân thì cán bộ quản giáo không tổ chức họp mà kiểm tra, rà soát, lập danh sách phạm nhân có đủ điều kiện xét giảm thời hạn chấp hành án phạt tù, báo cáo Hội đồng xét, đề nghị giảm thời hạn chấp hành án phạt tù của cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện.
2. Hội đồng xét, đề nghị giảm thời hạn chấp hành án phạt tù của trại giam, trại tạm giam, cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện họp nghe báo cáo kết quả xét, đề nghị giảm thời hạn chấp hành án phạt tù của các Tiểu ban (đối với các trại giam có thành lập Tiểu ban) hoặc của cán bộ quản giáo phụ trách đội phạm nhân và xét duyệt, đề nghị giảm thời hạn cho từng phạm nhân, sau đó hoàn chỉnh hồ sơ, danh sách do Chủ tịch Hội đồng ký.
3. Trại giam, trại tạm giam thuộc Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, trại tạm giam thuộc Công an cấp tỉnh, trại tạm giam thuộc quân khu, cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện chuyển hồ sơ, danh sách đề nghị xét giảm thời hạn chấp hành án phạt tù đến Hội đồng thẩm định có thẩm quyền để thẩm định.
4. Hồ sơ đề nghị giảm thời hạn chấp hành án phạt tù thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 33 Luật Thi hành án hình sự.