Điều 12. Công chứng hợp đồng thế chấp đã được soạn thảo sẵn
1. Người yêu cầu công chứng hợp đồng thế chấp nộp một bộ hồ sơ yêu cầu công chứng gồm các giấy tờ sau đây:
a) Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch theo mẫu (01 bản chính);
b) Dự thảo hợp đồng thế chấp;
c) Giấy tờ tùy thân (01 bản sao);
d) Các giấy tờ quy định tại Điều 7 của Thông tư này (01 bản sao), trừ hợp đồng thế chấp;
đ) Giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng thế chấp mà pháp luật quy định phải có (01 bản sao); trường hợp dự án đầu tư xây dựng nhà ở đã được doanh nghiệp kinh doanh bất động sản thế chấp để bảo đảm thực hiện nghĩa vụ dân sự khác thì phải có văn bản xác nhận rút bớt tài sản bảo đảm là nhà ở bán cho bên thế chấp của cơ quan đăng ký thế chấp.
2. Bản sao quy định tại Khoản 1 Điều này là bản chụp, bản in, bản đánh máy hoặc bản đánh máy vi tính nhưng phải có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải chứng thực. Khi nộp bản sao, người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản gốc để đối chiếu; trong trường hợp các giấy tờ quy định tại Điều 7 của Thông tư này là bản sao có chứng thực thì chỉ phải xuất trình bản sao có chứng thực này để đối chiếu.
3. Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý, ghi vào sổ công chứng.
4. Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng thế chấp có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ tài sản thế chấp không đủ điều kiện thế chấp theo quy định tại Điều 6 của Thông tư này thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.
5. Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng thế chấp, nếu trong dự thảo hợp đồng có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng không phù hợp với thực tế thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng.
6. Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng thế chấp hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe. Trường hợp người yêu cầu công chứng không thông thạo tiếng Việt thì phải có người phiên dịch. Người phiên dịch có trách nhiệm dịch đầy đủ, chính xác nội dung của dự thảo hợp đồng và lời chứng của công chứng viên cho người yêu cầu công chứng và ký vào từng trang hợp đồng với tư cách là người phiên dịch. Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng thì ký vào từng trang của hợp đồng. Công chứng viên ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng.