Điều 6. Ghi biểu mẫu
1. Biểu mẫu phải ghi chính xác, rõ ràng, dễ đọc, viết cùng một loại mực, không viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, không tẩy xóa, không dùng từ ngữ địa phương; nội dung ghi trong biểu mẫu có thể được đánh máy và in ra giấy bằng các thiết bị in (có chú thích ghi nội dung tại biểu mẫu).
2. Việc ghi biểu mẫu phải liên tiếp, không được bỏ trống nội dung, đánh số trang, kết thúc việc ghi chép, phần còn trống trong văn bản phải gạch chéo.
3. Xử lý nội dung ghi sai trong biểu mẫu
a) Biểu mẫu quyết định xử phạt vi phạm hành chính có nội dung ghi sai, thực hiện như sau:
- Người có thẩm quyền ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính quyết định thu hồi, hủy bỏ quyết định để ban hành quyết định thay thế trong các trường hợp:
+ Quyết định ban hành không đúng thẩm quyền;
+ Quyết định có nội dung ghi sai làm thay đổi bản chất vụ việc;
+ Quyết định ban hành không đủ căn cứ pháp lý.
- Người có thẩm quyền ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính có quyền đính chính quyết định bằng văn bản đối với nội dung sai khác.
b) Biểu mẫu biên bản trong xử phạt vi phạm hành chính có nội dung ghi sai, thực hiện như sau:
- Trong khi lập (ghi) biên bản phát hiện nội dung ghi không đúng với diễn biến vụ việc thì người lập (ghi) biên bản gạch ngang chữ ghi nội dung đó, chỉnh sửa nội dung cho đúng và bên tham gia ký xác nhận hoặc hủy bỏ biên bản, lập biên bản mới.
- Khi thông qua biên bản, nếu người tham gia phát hiện nội dung ghi không đúng với diễn biến vụ việc và yêu cầu (hoặc đề nghị) người lập (ghi) biên bản chỉnh sửa thì người lập (ghi) biên bản chỉnh sửa và người yêu cầu (hoặc đề nghị) ký xác nhận. Nếu có bên tham gia không thống nhất với nội dung chỉnh sửa thì họ có quyền bảo lưu ý kiến của mình vào cuối biên bản hoặc trình bày bằng văn bản riêng, nêu rõ nội dung, lý do không thống nhất với nội dung chỉnh sửa và đưa vào hồ sơ vụ việc.
c) Biểu mẫu khác trong xử phạt vi phạm hành chính có nội dung ghi sai, thực hiện như sau:
- Đối với văn bản có nội dung ghi sai làm thay đổi bản chất vụ việc, người có thẩm quyền ban hành văn bản phải thu hồi, hủy bỏ văn bản đã phát hành, ban hành văn bản thay thế.
- Đối với văn bản có nội dung ghi sai không làm thay đổi bản chất vụ việc, người có thẩm quyền ban hành văn bản có trách nhiệm đính chính bằng văn bản đối với nội dung sai đó.
- Việc chỉnh sửa hoặc đính chính nội dung sai trong Sổ theo dõi xử phạt vi phạm hành chính phải được Thủ trưởng cơ quan, đơn vị lập sổ ký xác nhận.