Điều 12. Ghi chép biểu mẫu nghiệp vụ
1. Ghi chép biểu mẫu nghiệp vụ bảo đảm chính xác; chữ viết rõ ràng, đủ nét, cùng một màu mực, không viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, không tẩy xóa, không dùng từ ngữ địa phương
a) Các loại sổ về thi hành án định kỳ hàng quý, 06 tháng và kết thúc năm nghiệp vụ phải thực hiện kết sổ; sổ thụ lý thi hành án thực hiện kết sổ hàng tháng. Những kỳ không phát sinh nghiệp vụ thi hành án dân sự thì không kết sổ. Việc kết sổ thực hiện bằng cách dùng bút mực khác màu gạch một đường ngang trên trang giấy tại dòng kẻ phía dưới liền kề với số thứ tự cuối cùng của kỳ kết sổ. Nội dung cần kết sổ được phản ánh đầy đủ, đúng các cột mục trong sổ; có chữ ký của người kết sổ và xác nhận của Trưởng phòng Thi hành án.
Sổ kế toán thi hành án, sổ theo dõi vật chứng, tài sản kê biên, tạm giữ, ngoài chữ ký của người kết sổ và xác nhận của Trưởng phòng Thi hành án còn phải có chữ ký của người chịu trách nhiệm liên quan như kế toán, thủ kho, thủ quỹ.
b) Bìa hồ sơ thi hành án được ghi đầy đủ nội dung tại các cột, mục; trường hợp cũ nát, ố nhàu thì được thay thế bằng bìa hồ sơ mới và ghi đầy đủ nội dung trên bìa hồ sơ cũ sang bìa hồ sơ mới.
c) Đánh số trang đối với các loại biên bản có nhiều trang, kết thúc nội dung ghi chép, phần còn trống phải gạch chéo.
d) Biểu mẫu nghiệp vụ khác được ứng dụng công nghệ thông tin, nội dung được đánh máy và in bằng máy in.
2. Chỉnh sửa nội dung ghi chép biểu mẫu nghiệp vụ
a) Sổ về thi hành án nếu cần sửa chữa thì gạch bỏ đè ngang chính giữa phần nội dung sai sót, nhầm lẫn; Trưởng phòng Thi hành án ký, đóng dấu.
b) Các quyết định về thi hành án dân sự nếu có sai sót thì thực hiện theo quy định tại Điều 37 Luật thi hành án dân sự đã được sửa đổi, bổ sung năm 2014.
c) Các loại thông báo, giấy báo, giấy triệu tập, quyết định kiểm tra, quyết định giải quyết khiếu nại, kết luận kiểm tra, kết luận giải quyết tố cáo về thi hành án dân sự ... đã được phát hành, nội dung có sai sót nhưng không làm thay đổi bản chất sự việc thì người có thẩm quyền phải đính chính bằng văn bản, nếu sai sót làm thay đổi bản chất sự việc thì phải thu hồi và thay thế bằng văn bản mới.
d) Các loại biên bản có sai sót cần chỉnh sửa, nếu những người tham gia có tên trong biên bản đồng ý chỉnh sửa trực tiếp thì người lập biên bản chỉnh sửa trực tiếp vào phần sai sót trên biên bản, những người tham gia phải ký ngay bên cạnh phần đã chỉnh sửa. Trường hợp người tham gia không đồng ý chỉnh sửa trực tiếp thì phải lập biên bản thay thế.