Điều 5. Quản lý, sử dụng biểu mẫu
1. Các cơ quan, đơn vị có thẩm quyền xử lý vi phạm hành chính sử dụng biểu mẫu quy định tại Nghị định số 118/2021/NĐ-CP ngày 23 tháng 12 năm 2021 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Xử lý vi phạm hành chính, những biểu mẫu có phần ghi họ tên của người có thẩm quyền xử lý hoặc người tham gia xử lý vi phạm hành chính đang công tác trong Quân đội thì bổ sung thông tin về cấp bậc, chức vụ, đơn vị theo quy định của Bộ Quốc phòng.
2. Vụ Pháp chế Bộ Quốc phòng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Quốc phòng theo dõi, kiểm tra công tác quản lý, sử dụng biểu mẫu xử lý vi phạm hành chính đối với các cơ quan, đơn vị, người có thẩm quyền quản lý, người có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính, người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính thuộc Bộ Quốc phòng.
3. Các cơ quan, đơn vị của người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính có trách nhiệm in, quản lý biểu mẫu quy định tại Nghị định số 118/2021/NĐ-CP ngày 23 tháng 12 năm 2021 của Chính phủ và biểu mẫu ban hành kèm theo Thông tư này; cấp biểu mẫu cho người có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính, người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính và người tham gia xử lý vi phạm hành chính thuộc quyền; lập sổ theo dõi việc sử dụng biểu mẫu của cơ quan, đơn vị.
4. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, người có thẩm quyền lập biên bản, người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính căn cứ vào quy định của pháp luật, chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và tình hình thực tiễn công tác xử lý vi phạm hành chính quyết định sử dụng biểu mẫu phù hợp với yêu cầu, nội dung của từng vụ việc đảm bảo đúng quy định pháp luật.
5. Biểu mẫu khi sử dụng được thể hiện dưới dạng biểu mẫu in hoặc biểu mẫu điện tử. Cơ quan, người có thẩm quyền và người tham gia xử lý vi phạm hành chính sử dụng biểu mẫu được cấp hoặc tự in các biểu mẫu theo quy định.
6. Ghi biểu mẫu phải chính xác, rõ ràng, dễ đọc, cùng một loại mực và màu mực, không tẩy xóa, không dùng từ ngữ địa phương; nội dung ghi trong biểu mẫu có thể được viết tay hoặc đánh máy, in ra giấy bằng các thiết bị in.
7. Việc ghi biểu mẫu phải liên tục, không được bỏ trống nội dung, có đánh số trang, kết thúc ghi chép, phần còn trống trong văn bản phải gạch chéo; nếu biểu mẫu có kèm theo phụ lục, bảng kê thì ghi rõ có phụ lục, bảng kê kèm theo. Trường hợp biểu mẫu được lập thành nhiều bản thì nội dung ghi trong biểu mẫu bảo đảm giống nhau giữa các bản được lập.