Điều 4. Nguyên tắc lập, gửi, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả
1. Văn bản đề nghị chấp thuận những thay đổi, danh sách nhân sự dự kiến của tổ chức tín dụng là hợp tác xã phải do người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền ký (sau đây gọi là người đại diện hợp pháp) ký. Trường hợp ký theo ủy quyền, hồ sơ phải có văn bản ủy quyền được lập phù hợp với quy định của pháp luật.
2. Hồ sơ đề nghị chấp thuận những thay đổi, danh sách nhân sự dự kiến của tổ chức tín dụng là hợp tác xã (sau đây gọi tắt là hồ sơ đề nghị) được lập thành 01 bộ bằng tiếng Việt. Bản sao các tài liệu, văn bằng và bản dịch các tài liệu từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt trong hồ sơ phải được chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp các giấy tờ là bản sao mà không phải là bản sao được chứng thực hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc, tổ chức tín dụng là hợp tác xã phải xuất trình bản chính để đối chiếu khi nộp hồ sơ. Người đối chiếu phải ký xác nhận vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính.
3. Văn bản yêu cầu bổ sung hồ sơ, văn bản trả lời, văn bản chấp thuận, Quyết định sửa đổi, bổ sung Giấy phép của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (sau đây gọi tắt là Ngân hàng Nhà nước) được ban hành dưới dạng bản giấy hoặc văn bản điện tử.
4. Tổ chức tín dụng là hợp tác xã gửi hồ sơ theo một trong những hình thức sau:
a) Nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của Ngân hàng Nhà nước, Ngân hàng Nhà nước chi nhánh Khu vực;
b) Gửi qua dịch vụ bưu chính;
c) Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia.
5. Trường hợp gửi hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia, hồ sơ điện tử được sử dụng chữ ký số, chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.
Trường hợp hệ thống Cổng dịch vụ công quốc gia gặp sự cố hoặc có lỗi không thể tiếp nhận, trao đổi thông tin điện tử, trả kết quả, việc khai, gửi, tiếp nhận, trả kết quả, trao đổi, phản hồi thông tin được thực hiện qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của Ngân hàng Nhà nước, Ngân hàng Nhà nước chi nhánh Khu vực.
Các tài liệu trong hồ sơ điện tử là bản điện tử quét từ bản gốc, bản chính (tập tin định dạng PDF).
6. Tổ chức tín dụng là hợp tác xã gửi bộ hồ sơ đề nghị chấp thuận những thay đổi, danh sách nhân sự dự kiến, thông báo quy định tại điểm c, d khoản 1 Điều 17 Thông tư này đến Ngân hàng Nhà nước như sau:
a) Ngân hàng hợp tác xã gửi Ngân hàng Nhà nước (qua Cục Quản lý, giám sát tổ chức tín dụng);
b) Quỹ tín dụng nhân dân gửi Ngân hàng Nhà nước chi nhánh Khu vực nơi đặt trụ sở chính.
7. Việc tiếp nhận hồ sơ được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia và theo quy định tại Thông tư này.
8. Kết quả giải quyết thủ tục hành chính được gửi cho tổ chức tín dụng là hợp tác xã bằng bản điện tử thông qua phương thức trực tuyến; trường hợp tổ chức tín dụng là hợp tác xã có đề nghị, kết quả được gửi bằng bản giấy thông qua dịch vụ bưu chính hoặc được trả trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của Ngân hàng Nhà nước, Ngân hàng Nhà nước chi nhánh Khu vực.