Điều 12. Lưu trữ Hồ sơ, dữ liệu kiểm định
Đơn vị đăng kiểm phải quản lý, lưu trữ Hồ sơ phương tiện, Hồ sơ kiểm định và dữ liệu kiểm định. Hồ sơ lưu trữ yêu cầu phải đầy đủ, được bảo quản tốt, dễ theo dõi, dễ kiểm tra.
1. Hồ sơ phương tiện gồm:
a) Phiếu lập Hồ sơ phương tiện;
b) Giấy tờ nêu tại điểm c khoản 1, Điều 5 Thông tư này;
c) Các Giấy chứng nhận chất lượng ATKT và BVMT xe cơ giới cải tạo (đối với xe cơ giới cải tạo);
d) Các ảnh tổng thể xe cơ giới theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 8 của Thông tư này (kể cả khi xe cơ giới thay đổi biển số hoặc cải tạo thay đổi thông số kỹ thuật, hình dáng bố trí chung);
đ) Bản sao Giấy chứng nhận kiểm định lần đầu sau khi lập Hồ sơ phương tiện hoặc do thay đổi thông số kỹ thuật;
e) Bản sao Giấy đăng ký xe khi kiểm định lần đầu sau khi lập Hồ sơ phương tiện hoặc sau khi đổi Giấy đăng ký xe;
g) Các giấy tờ liên quan đến việc bổ sung, sửa đổi thông tin hành chính, thông số kỹ thuật trong quá trình sử dụng của xe cơ giới (nếu có);
h) Trường hợp xe cơ giới kiểm định lần đầu tiên tại Đơn vị đăng kiểm không quản lý Hồ sơ phương tiện: Nếu kết quả kiểm định đạt thì Đơn vị đăng kiểm gửi bản sao Giấy chứng nhận kiểm định về Đơn vị đăng kiểm quản lý Hồ sơ phương tiện.
2. Hồ sơ kiểm định gồm:
a) Các Phiếu kiểm định; đối với trường hợp kiểm định lại trong ngày làm việc thì các Phiếu kiểm định lưu trong cùng một bộ Hồ sơ kiểm định;
b) Bản sao các giấy tờ: Giấy đăng ký xe, Giấy chứng nhận kiểm định, Tem kiểm định cấp mới cho xe cơ giới;
c) Các giấy tờ liên quan đến bổ sung, sửa đổi Hồ sơ phương tiện không do Đơn vị quản lý;
d) Bản in kết quả kiểm tra thiết bị giám sát hành trình thông qua Website.
3. Dữ liệu kiểm định được lưu trữ tại Đơn vị đăng kiểm và trên Cơ sở dữ liệu của Chương trình Quản lý kiểm định tại Cục Đăng kiểm Việt Nam.
4. Thời gian, địa điểm lưu trữ
a) Hồ sơ phương tiện và các Sổ quản lý, cấp phát trong quá trình lập Hồ sơ phương tiện: Lưu tại Đơn vị đăng kiểm lập Hồ sơ phương tiện trong suốt quá trình sử dụng của xe cơ giới. Đối với phương tiện hết niên hạn sử dụng, hủy sau 03 năm (36 tháng) kể từ khi xe cơ giới hết niên hạn sử dụng.
b) Hồ sơ kiểm định và các Sổ quản lý, cấp phát trong quá trình kiểm định: Lưu tại Đơn vị đăng kiểm kiểm định và hủy sau 3 năm (36 tháng) kể từ ngày kiểm định.
c) Xe cơ giới vào kiểm định phải được ghi hình quá trình kiểm tra trên dây chuyền và lưu trữ tại Đơn vị đăng kiểm tối thiểu 30 ngày, kể từ ngày xe cơ giới kiểm định.