Điều 16. Hồ sơ công tác tuần tra, kiểm soát và xử lý vi phạm hành chính
1. Các đơn vị Cảnh sát đường thủy được giao nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác tuần tra, kiểm soát và xử lý vi phạm hành chính phải thực hiện công tác hồ sơ theo đúng quy định.
2. Hồ sơ theo dõi tổ chức hoạt động tuần tra, kiểm soát về trật tự, an toàn giao thông là hồ sơ chuyên đề nghiệp vụ thuộc hồ sơ nghiệp vụ Cảnh sát; tùy theo số lượng tài liệu có thể lập thành một hay nhiều tập hồ sơ, mỗi tập không quá 300 trang, gồm:
a) Hồ sơ chuyên đề nghiệp vụ theo dõi các văn bản chỉ đạo có liên quan đến công tác bảo đảm trật tự, an toàn giao thông đường thủy nội địa của Chính phủ, Ủy ban An toàn giao thông quốc gia, Bộ Công an, Cục Cảnh sát giao thông và các ngành có liên quan;
b) Hồ sơ chuyên đề nghiệp vụ theo dõi việc tổ chức thực hiện chỉ đạo của cấp ủy, chính quyền địa phương, Giám đốc Công an cấp tỉnh về công tác bảo đảm trật tự, an toàn giao thông;
c) Hồ sơ chuyên đề nghiệp vụ theo dõi việc thực hiện các kế hoạch, phương án chỉ đạo, tổ chức thực hiện của Phòng Hướng dẫn tuần tra, kiểm soát và đấu tranh phòng chống tội phạm trên đường thủy nội địa, Thủy đoàn thuộc Cục Cảnh sát giao thông; Phòng Cảnh sát đường thủy, Phòng Cảnh sát giao thông Công an cấp tỉnh; Công an cấp huyện; Thủy đội, Đội, Trạm;
d) Hồ sơ chuyên đề nghiệp vụ theo dõi công tác điều tra cơ bản tuyến.
3. Hồ sơ các vụ, việc vi phạm hành chính về trật tự, an toàn giao thông là hồ sơ chuyên đề nghiệp vụ thuộc hồ sơ nghiệp vụ Cảnh sát; tùy theo số lượng tài liệu có thể lập thành một hay nhiều tập hồ sơ, mỗi tập không quá 300 trang. Căn cứ thẩm quyền ra quyết định xử phạt để mở hồ sơ lưu trữ các vụ, việc vi phạm hành chính, gồm:
Hồ sơ các vụ, việc vi phạm hành chính theo thẩm quyền do cán bộ ra quyết định xử phạt;
Hồ sơ các vụ, việc vi phạm hành chính theo thẩm quyền do chỉ huy cấp Thủy đội, Đội, Trạm ra quyết định xử phạt;
Hồ sơ các vụ, việc vi phạm hành chính theo thẩm quyền do Trưởng phòng Phòng Hướng dẫn tuần tra, kiểm soát và đấu tranh phòng chống tội phạm trên đường thủy nội địa; Thủy đoàn trưởng, Trưởng phòng, Trưởng Công an cấp huyện ra quyết định xử phạt;
Hồ sơ các vụ, việc vi phạm hành chính do Cục trưởng Cục Cảnh sát giao thông, Giám đốc Công an cấp tỉnh quyết định xử phạt;
Hồ sơ các vụ, việc đã bàn giao cho các cơ quan, đơn vị chức năng xử lý.
4. Sắp xếp, lưu giữ tài liệu có trong hồ sơ:
a) Sắp xếp, lưu giữ tài liệu trong một tập hồ sơ:
Bìa hồ sơ (mẫu B6);
Quyết định lập hồ sơ (mẫu B1) hoặc văn bản thay quyết định lập hồ sơ;
Thống kê tài liệu có trong hồ sơ (mẫu B3);
Danh sách người nghiên cứu hồ sơ (mẫu B4);
Quyết định kết thúc hồ sơ (mẫu B1) hoặc văn bản thay quyết định kết thúc hồ sơ;
Bản định giá trị, thời hạn bảo quản hồ sơ (mẫu B15);
Tài liệu về các vụ, việc xử lý vi phạm hành chính;
b) Sắp xếp, lưu giữ tài liệu trong hồ sơ một vụ việc theo thứ tự: Biên bản vi phạm hành chính (nếu có);
Quyết định tạm giữ tang vật, phương tiện, giấy phép, chứng chỉ hành nghề theo thủ tục hành chính (nếu có);
Biên bản tạm giữ tang vật, phương tiện, giấy phép, chứng chỉ hành nghề theo thủ tục hành chính (nếu có);
Các giấy tờ khác liên quan đến việc giải quyết vụ, việc vi phạm (nếu có); Biên lai thu tiền phạt (nếu có);
Quyết định xử phạt vi phạm hành chính;
Phiếu báo của Công an xã, phường, thị trấn nơi nhận được thông báo vi phạm (đối với trường hợp có hành vi vi phạm pháp luật về trật tự, an toàn giao thông đường thủy nội địa theo quy định phải thông báo);
c) Hồ sơ các vụ, việc trong tập hồ sơ xử lý vi phạm hành chính được lưu theo thứ tự thời gian cá nhân, tổ chức vi phạm đã chấp hành xong quyết định xử phạt.