Điều 18. Quy định về hồ sơ, thủ tục khen thưởng thuộc thẩm quyền của Bộ Giáo dục và Đào tạo
1. Người có thẩm quyền đề nghị, trình xét tặng danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng (trừ trường hợp đề nghị Kỷ niệm chương “Vì sự nghiệp giáo dục”, khen thưởng đột xuất, khen thưởng theo thủ tục đơn giản) có trách nhiệm công khai danh sách cá nhân, tập thể trên trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị ít nhất 05 ngày làm việc trước khi họp Hội đồng Thi đua - Khen thưởng của cơ quan, đơn vị. Trường hợp cơ quan, đơn vị không có trang thông tin điện tử thì thực hiện niêm yết công khai hoặc công khai tại cuộc họp toàn thể của cơ quan, đơn vị. Kết quả công khai (bao gồm cả đơn thư khiếu nại, tố cáo nếu có) phải được báo cáo Hội đồng Thi đua - Khen thưởng của đơn vị trình, trước khi trình cấp trên khen thưởng và được thể hiện trong Biên bản xét khen thưởng.
2. Hồ sơ đề nghị xét tặng danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng cấp Bộ Giáo dục và Đào tạo được lập thành 01 bộ (bản chính - là bản giấy, có ký tên, đóng dấu trực tiếp, nếu có) và đồng thời các tệp tin điện tử (bản .word và bản .pdf) của hồ sơ được gửi về Vụ Tổ chức cán bộ, Bộ Giáo dục và Đào tạo (trừ văn bản có nội dung thuộc danh mục bí mật nhà nước).
3. Thành phần hồ sơ đề nghị khen thưởng, trừ hồ sơ đề nghị xét tặng Kỷ niệm chương, khen thưởng đột xuất, khen thưởng theo thủ tục đơn giản, gồm:
a) Tờ trình đề nghị xét tặng danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng (mẫu số 01);
b) Báo cáo thành tích của cá nhân, tập thể được đề nghị khen thưởng;
c) Biên bản bình xét thi đua hoặc biên bản xét khen thưởng;
d) Biên bản họp Hội đồng chấm thi; quyết định công nhận cá nhân, tập thể đoạt giải và danh sách cá nhân, tập thể đề nghị khen thưởng; các minh chứng liên quan đến kết quả đạt được đối với trường hợp đề nghị có thành tích xuất sắc theo điều lệ, quy chế của các kỳ thi, hội thi, cuộc thi, hội thao do Bộ Giáo dục và Đào tạo chủ trì tổ chức; xác nhận của cơ quan, đơn vị thụ hưởng thành tích đối với trường hợp đề nghị theo tiêu chuẩn của điểm c, điểm đ khoản 1, điểm c khoản 2, khoản 3 Điều 12 Thông tư này.
4. Thành phần hồ sơ đề nghị khen thưởng Kỷ niệm chương
a) Tờ trình đề nghị xét tặng Kỷ niệm chương (Mẫu số 06);
b) Danh sách đề nghị xét tặng Kỷ niệm chương (Mẫu số 07);
c) Bản tóm tắt thành tích của cá nhân đề nghị xét tặng Kỷ niệm chương (Mẫu số 08 hoặc mẫu số 09);
d) Xác nhận của cơ quan, đơn vị thụ hưởng thành tích đối với cá nhân đề nghị theo tiêu chuẩn của điểm b khoản 2 Điều 11 Thông tư này.
5. Thời hạn nộp hồ sơ đề nghị khen thưởng
a) Đối với khen thưởng công trạng
Hồ sơ đề nghị khen thưởng thuộc thẩm quyền khen thưởng của Bộ Giáo dục và Đào tạo gửi về Bộ Giáo dục và Đào tạo trước ngày 31 tháng 3 hằng năm.
Hồ sơ đề nghị khen thưởng cấp Nhà nước gửi về Bộ Giáo dục và Đào tạo trước ngày 15 tháng 5 hằng năm.
b) Đối với khen thưởng sơ kết, tổng kết phong trào thi đua, chuyên đề do Thủ tướng Chính phủ hoặc Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo phát động: Thực hiện theo hướng dẫn của từng phong trào thi đua, chuyên đề;
c) Đối với khen thưởng thành tích xuất sắc hoặc thành tích xuất sắc đột xuất: Hồ sơ đề nghị khen thưởng gửi về Bộ Giáo dục và Đào tạo ngay sau khi cá nhân, tập thể lập được thành tích xuất sắc hoặc thành tích xuất sắc đột xuất;
d) Đối với khen thưởng kỳ thi, hội thi, cuộc thi, hội thao do Bộ Giáo dục và Đào tạo chủ trì tổ chức: Hồ sơ đề nghị khen thưởng gửi về đơn vị thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo trong 20 ngày làm việc sau khi kết thúc kỳ thi, hội thi, cuộc thi, hội thao;
đ) Đối với khen thưởng Kỷ niệm chương: Hồ sơ đề nghị khen thưởng gửi về Bộ Giáo dục và Đào tạo trước ngày 31 tháng 12 hằng năm;
e) Thời hạn nộp hồ sơ xét đề nghị khen thưởng tại đơn vị có tư cách pháp nhân thuộc, trực thuộc Bộ do người đứng đầu đơn vị quy định.
6. Tiếp nhận, xử lý và thông báo kết quả thẩm định
a) Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ, đơn vị thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo thông báo một lần bằng văn bản để cơ quan, đơn vị hoàn thiện hồ sơ;
b) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và đáp ứng điều kiện, tiêu chuẩn, đơn vị thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo trình cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định. Trường hợp không đủ điều kiện, tiêu chuẩn, trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, đơn vị thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo thông báo bằng văn bản cho cơ quan, đơn vị trình và nêu rõ lý do.