Điều 5. Nguyên tắc lập, gửi và trả hồ sơ
1. Ngân hàng thương mại lập 01 bộ hồ sơ bằng tiếng Việt. Các tài liệu bằng tiếng Việt được nộp phải là bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm xuất trình bản chính để đối chiếu; trong trường hợp người nộp hồ sơ nộp bản sao kèm xuất trình bản chính để đối chiếu, người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính. Các bản dịch tài liệu từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt phải được công chứng hoặc chứng thực chữ ký của người dịch theo quy định của pháp luật.
2. Các văn bản của ngân hàng thương mại gửi Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (sau đây gọi tắt là Ngân hàng Nhà nước), Ngân hàng Nhà nước chi nhánh Khu vực theo quy định tại Thông tư này phải do người đại diện theo pháp luật hoặc người được người đại diện theo pháp luật của ngân hàng thương mại ủy quyền ký. Người đại diện theo pháp luật ủy quyền cho người khác phải bằng văn bản ủy quyền được lập phù hợp với quy định của pháp luật.
3. Hồ sơ của ngân hàng thương mại được gửi tới Ngân hàng Nhà nước, Ngân hàng Nhà nước chi nhánh Khu vực bằng một trong những hình thức sau:
a) Nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia;
b) Nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của Ngân hàng Nhà nước, Ngân hàng Nhà nước chi nhánh Khu vực;
c) Gửi qua dịch vụ bưu chính.
4. Khi gửi hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia, hồ sơ điện tử được sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử. Trường hợp hệ thống Cổng dịch vụ công quốc gia gặp sự cố hoặc có lỗi không thể tiếp nhận, trao đổi thông tin điện tử, việc khai, gửi, tiếp nhận, trả kết quả, trao đổi, phản hồi thông tin được thực hiện qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của Ngân hàng Nhà nước, Ngân hàng Nhà nước chi nhánh Khu vực.
5. Các tài liệu trong hồ sơ điện tử là bản điện tử quét từ bản gốc, bản chính (tập tin định dạng PDF).