Điều 14. Thực hiện chỉnh lý tài liệu
1. Căn cứ hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, Công an đơn vị, địa phương tiến hành phân chia tài liệu. Trong quá trình phân chia tài liệu, nếu phát hiện thấy có bản chính, bản gốc của những văn bản, tài liệu có giá trị thuộc phông (khối tài liệu) khác thì phải để riêng và lập thành danh mục để bổ sung cho phông (khối tài liệu) đó.
2. Sắp xếp, biên mục hồ sơ.
3. Biên mục phiếu tin (mẫu số 12).
4. Đánh số hồ sơ chính thức vào bìa hồ sơ và viết nhãn hộp hồ sơ
a) Đánh số chính thức vào bìa hồ sơ bằng chữ số Ả rập cho toàn bộ hồ sơ của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý. Hồ sơ được đánh số thứ tự liên tiếp trong toàn phông hoặc khối tài liệu.
b) Viết nhãn hộp: khi viết nhãn hộp phải dùng loại mực đen, bền màu; chữ viết trên nhãn phải rõ ràng, dễ đọc.
5. In, đóng quyển mục lục để phục vụ cho công tác quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu.
6. Tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được tập hợp thành các nhóm theo phương án phân loại và được thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị (mẫu số 13).