Điều 9. Trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ trực tiếp đề xuất, thẩm định hồ sơ khen thưởng
1. Khi đề xuất, thẩm định hồ sơ khen thưởng phải đóng dấu độ mật (Tuyệt mật, Tối mật, Mật) theo quyết định của cấp có thẩm quyền.
2. Quá trình in, sao, chụp tài liệu, hồ sơ khen thưởng thành tích có nội dung bí mật nhà nước phải đánh số trang, số bản, số lượng in, phạm vi hành, nơi nhận, tên người in, soát, sao, chụp tài liệu; trường hợp cần thiết có thể đóng dấu thu hồi tài liệu.
3. Khi sử dụng các thiết bị quản lý, lưu trữ thông tin về công tác khen thưởng thành tích có nội dung bí mật nhà nước (máy tính để bàn, máy tính xách tay, thẻ nhớ, usb, ổ cứng…) phải có biện pháp bảo mật cho thiết bị, thông tin lưu trữ và phải đăng ký với cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý. Khi mang thiết bị quản lý, lưu trữ thông tin về công tác khen thưởng thành tích có nội dung bí mật nhà nước ra khỏi trụ sở cơ quan phải báo cáo Thủ trưởng đơn vị về mục đích, thời gian, địa điểm sử dụng thiết bị.
4. Tiêu hủy tài liệu, hồ sơ khen thưởng thành tích có nội dung bí mật nhà nước nếu xét thấy không tiêu hủy ngay sẽ gây hậu quả nghiêm trọng cho an ninh, quốc phòng hoặc các lợi ích khác của Nhà nước nhưng ngay sau đó phải báo cáo bằng văn bản với Thủ trưởng đơn vị phụ trách trực tiếp và cấp lãnh đạo có thẩm quyền. Trường hợp việc tiêu hủy tài liệu, hồ sơ khen thưởng thành tích có nội dung bí mật nhà nước không vì lý do chính đáng thì tùy theo tính chất, mức độ nghiêm trọng của vụ việc, người tự ý tiêu hủy tài liệu, hồ sơ khen thưởng thành tích có nội dung bí mật nhà nước phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật.
5. Cam kết không tiết lộ thông tin khen thưởng thành tích có nội dung bí mật nhà nước khi nghỉ chế độ, chuyển sang làm công tác khác hoặc khi xuất cảnh ra nước ngoài; trường hợp làm lộ lọt thông tin, mất tài liệu, hồ sơ khen thưởng thành tích có nội dung bí mật nhà nước sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.