Điều 3. Nguyên tắc lập, gửi và trả kết quả hồ sơ đề nghị chấp thuận thay đổi
1. Hồ sơ phải được lập thành 01 bộ bằng tiếng Việt. Thành phần hồ sơ bằng tiếng nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam (trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật về hợp pháp hóa lãnh sự) và dịch ra tiếng Việt. Các bản dịch từ tiếng nước ngoài ra tiếng Việt phải được chứng thực chữ ký của người dịch theo quy định của pháp luật.
2. Đối với thành phần hồ sơ là bản sao, ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài nộp bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm xuất trình bản chính để đối chiếu. Trong trường hợp người nộp hồ sơ nộp bản sao kèm xuất trình bản chính để đối chiếu, người đối chiếu phải ký xác nhận vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính.
3. Văn bản đề nghị chấp thuận của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài phải do người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền (sau đây gọi là người đại diện hợp pháp) ký. Trường hợp ký theo ủy quyền, hồ sơ phải có văn bản ủy quyền được lập phù hợp với quy định của pháp luật.
4. Hồ sơ của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài được gửi tới Ngân hàng Nhà nước bằng một trong các hình thức sau:
a) Nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia;
b) Nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của Ngân hàng Nhà nước, Ngân hàng Nhà nước chi nhánh Khu vực;
c) Gửi qua dịch vụ bưu chính.
5. Trường hợp gửi hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia, hồ sơ điện tử được sử dụng chữ ký số, chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.
Trường hợp hệ thống Cổng dịch vụ công quốc gia gặp sự cố hoặc có lỗi không thể tiếp nhận, trao đổi thông tin điện tử, trả kết quả, việc khai, gửi, tiếp nhận, trả kết quả, trao đổi, phản hồi thông tin được thực hiện qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của Ngân hàng Nhà nước, Ngân hàng Nhà nước chi nhánh Khu vực.
6. Các tài liệu trong hồ sơ điện tử là bản điện tử quét từ bản gốc, bản chính (tập tin định dạng PDF).
7. Kết quả giải quyết thủ tục hành chính được gửi cho tổ chức bằng bản điện tử thông qua phương thức trực tuyến; trường hợp tổ chức có đề nghị, kết quả được gửi bằng bản giấy thông qua dịch vụ bưu chính hoặc được trả trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của Ngân hàng Nhà nước, Ngân hàng Nhà nước chi nhánh Khu vực.