Điều 12. Hội đồng vòng sơ khảo
1. Thành phần Hội đồng: Hội đồng vòng sơ khảo do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo thành lập, có số lượng ít nhất 07 thành viên, gồm Chủ tịch; Phó Chủ tịch; 02 ủy viên phản biện đối với mỗi công trình, đề tài; 01 ủy viên thư ký khoa học (do Chủ tịch phân công tại phiên họp hội đồng) và các ủy viên. Hội đồng có tối đa 02 thư ký hành chính giúp việc. Thành viên hội đồng vòng sơ khảo là các chuyên gia, cán bộ quản lý có trình độ chuyên môn và am hiểu về lĩnh vực khoa học và công nghệ của Giải thưởng. Người hướng dẫn sinh viên thực hiện đề tài tham gia xét Giải thưởng không tham gia hội đồng.
2. Nguyên tắc làm việc của hội đồng
a) Hội đồng làm việc theo nguyên tắc dân chủ, công bằng, khách quan, biểu quyết theo đa số bằng hình thức bỏ phiếu;
b) Hội đồng chỉ xem xét những công trình, đề tài đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về hồ sơ Giải thưởng theo quy định;
c) Phiên họp của hội đồng phải có mặt ít nhất 2/3 số thành viên, trong đó phải có mặt chủ tịch hoặc phó chủ tịch (trong trường hợp chủ tịch vắng mặt và được chủ tịch ủy quyền) và ít nhất 01 ủy viên phản biện đối với mỗi công trình, đề tài. Thành viên hội đồng vắng mặt phải gửi nhận xét, đánh giá bằng văn bản trước khi phiên họp được tổ chức ít nhất 01 ngày;
d) Thư ký khoa học ghi chép ý kiến chuyên môn của các thành viên và kết luận của hội đồng trong biên bản họp hội đồng và các văn bản liên quan của hội đồng;
đ) Thư ký hành chính có trách nhiệm gửi tài liệu cuộc họp cho các thành viên ít nhất 07 ngày trước ngày họp hội đồng.
3. Trách nhiệm của thành viên hội đồng
a) Gửi ý kiến nhận xét bằng văn bản đối với các công trình, đề tài được phân công phản biện tới thư ký khoa học của hội đồng tối thiểu 01 ngày trước phiên họp hội đồng;
b) Đánh giá trung thực, khách quan và công bằng; chịu trách nhiệm cá nhân về kết quả đánh giá của mình và trách nhiệm tập thể về kết luận chung của hội đồng. Các thành viên hội đồng và thư ký hành chính của hội đồng có trách nhiệm giữ bí mật về các thông tin liên quan đến quá trình đánh giá và xét giải;
c) Nghiên cứu, phân tích từng nội dung trong báo cáo tổng kết công trình, đề tài; nhận xét, đánh giá mặt mạnh, mặt yếu và đánh giá chung từng công trình, đề tài theo yêu cầu tại biểu mẫu quy định; viết nhận xét - đánh giá và luận giải cho việc đánh giá mỗi công trình, đề tài.
4. Trình tự, nội dung làm việc của hội đồng
a) Thư ký hành chính công bố quyết định thành lập hội đồng, giới thiệu thành phần hội đồng và các đại biểu tham dự;
b) Đại diện Bộ Giáo dục và Đào tạo tham dự phiên họp hội đồng nêu các yêu cầu, nội dung chủ yếu về việc đánh giá và xét giải vòng sơ khảo;
c) Chủ tịch hội đồng thông qua chương trình làm việc, phân công thư ký khoa học. Hội đồng bầu ban kiểm phiếu gồm 03 người là thành viên của hội đồng, trong đó có 01 trưởng ban và 02 thành viên;
d) Các thành viên hội đồng trình bày nhận xét, đánh giá từng công trình, đề tài và so sánh giữa các công trình, đề tài với nhau theo tiêu chí đánh giá công trình quy định tại khoản 1 Điều 13 và theo tiêu chí đánh giá đề tài quy định tại khoản 2 Điều 13 của Quy chế này;
đ) Thư ký khoa học đọc ý kiến nhận xét bằng văn bản của thành viên vắng mặt (nếu có) để hội đồng xem xét, tham khảo; thông báo danh mục công trình, đề tài đã được triển khai ứng dụng trong thực tiễn hoặc có công bố khoa học từ kết quả nghiên cứu của công trình, đề tài trên các tạp chí khoa học trong và ngoài nước;
e) Hội đồng thảo luận, đánh giá từng công trình, đề tài theo các tiêu chí đánh giá quy định;
g) Hội đồng cho điểm độc lập từng công trình, đề tài vào phiếu đánh giá công trình/phiếu đánh giá đề tài. Phiếu đánh giá có đóng dấu treo của Bộ Giáo dục và Đào tạo và được phát tại phiên họp hội đồng;
h) Ban kiểm phiếu tổng hợp kết quả bỏ phiếu đánh giá công trình, đề tài của các thành viên hội đồng theo mẫu Biên bản kiểm phiếu đánh giá công trình, đề tài;
i) Ban kiểm phiếu công bố công khai kết quả đánh giá từng công trình, đề tài. Hội đồng thông qua biên bản họp hội đồng vòng sơ khảo;
k) Thư ký khoa học hoàn thiện biên bản họp hội đồng, tổng hợp tài liệu phục vụ phiên họp hội đồng quy định tại khoản 6 Điều này và gửi cho Thường trực Ban Chỉ đạo Giải thưởng chậm nhất 03 ngày sau khi kết thúc phiên họp hội đồng cùng với báo cáo tổng kết của các công trình, đề tài được chọn vào vòng chung khảo.
5. Tài liệu phục vụ phiên họp hội đồng
a) Quyết định thành lập hội đồng kèm theo danh mục công trình, đề tài;
b) Các báo cáo tổng kết công trình, đề tài;
c) Danh mục và minh chứng kèm theo các công bố khoa học từ kết quả nghiên cứu của công trình, đề tài (nếu có);
d) Phiếu nhận xét công trình của thành viên hội đồng (Mẫu 07)/Phiếu nhận xét đề tài của thành viên hội đồng (Mẫu 09);
đ) Phiếu đánh giá công trình của thành viên hội đồng (Mẫu 08)/Phiếu đánh giá đề tài của thành viên hội đồng (Mẫu 10);
e) Biên bản kiểm phiếu đánh giá công trình/đề tài vòng sơ khảo (Mẫu 11);
g) Biên bản họp hội đồng đánh giá công trình/đề tài vòng sơ khảo (Mẫu 12).