Điều 12. Quản lý, lưu trữ kết quả xếp loại thi đua
1. Kết quả xếp loại thi đua chấp hành quyết định cho học sinh, trại viên phải lưu vào hồ sơ của từng học sinh, trại viên, gồm:
a) Bản nhận xét, đánh giá kết quả xếp loại thi đua chấp hành quyết định theo quý (kèm theo bản kiểm điểm của học sinh, trại viên trong quý đó) của từng học sinh, trại viên. Đối với học sinh, trại viên chưa đủ thời gian xếp loại quý phải lưu bản kiểm điểm của thời gian chưa được xếp loại;
b) Quyết định khen thưởng đối với học sinh, trại viên lập công; giấy xác nhận tình trạng sức khỏe của học sinh, trại viên ốm đau, bệnh tật;
c) Các loại hóa đơn, chứng từ, tài liệu về hoãn, miễn và nộp tiền phạt, bồi thường thiệt hại do hành vi vi phạm hành chính của học sinh, trại viên gây ra;
d) Đơn khiếu nại, tố cáo của học sinh, trại viên về kết quả xếp loại thi đua chấp hành quyết định và thông báo trả lời khiếu nại của Hiệu trưởng trường giáo dưỡng, Giám đốc cơ sở giáo dục bắt buộc;
đ) Các tài liệu khác liên quan đến việc xếp loại thi đua chấp hành quyết định của học sinh, trại viên (nếu có).
2. Kết quả xếp loại thi đua chấp hành quyết định của từng học sinh, trại viên phải được nhập vào phần mềm cơ sở dữ liệu học sinh, trại viên. Các sổ sách, biên bản cuộc họp, danh sách xếp loại thi đua của giáo viên chủ nhiệm, quản giáo, Tiểu ban, Hội đồng xếp loại thi đua chấp hành quyết và phải được lưu trữ, quản lý theo chế độ công tác hồ sơ của Bộ Công an.
3. Định kỳ hàng quý, sau khi hoàn thành xếp loại thi đua chấp hành quyết định cho học sinh, trại viên, Hiệu trưởng trường giáo dưỡng, Giám đốc cơ sở giáo dục bắt buộc gửi báo cáo tổng hợp kết quả xếp loại thi đua chấp hành quyết định về Tổng cục Cảnh sát Thi hành án hình sự và hỗ trợ tư pháp để theo dõi, tổng hợp.