Điều 20. Lưu trữ hồ sơ dự học, thi, kiểm tra, cấp, cấp lại, chuyển đổi giấy chứng nhận khả năng chuyên môn, chứng chỉ chuyên môn
1. Đối với cơ quan có thẩm quyền quy định tại Điều 7 của Thông tư này phải lưu trữ các giấy tờ sau:
a) Danh sách học viên đủ điều kiện dự học (Báo cáo số 1); kết quả học tập của học viên (Báo cáo số 2); bảng tổng hợp kết quả thi, kiểm tra (Báo cáo số 3);
b) Quyết định thành lập Hội đồng thi, kiểm tra; Quyết định thành lập Ban coi thi, chấm thi, coi kiểm tra, chấm kiểm tra và các giấy tờ liên quan đến Hội đồng thi, kiểm tra; Quyết định công nhận kết quả thi, kiểm tra và cấp GCNKNCM, CCCM kèm theo danh sách cấp GCNKNCM, CCCM;
c) Các biên bản họp Hội đồng;
d) Sổ cấp, cấp lại, chuyển đổi GCNKNCM, CCCM.
2. Đối với cơ sở đào tạo, ngoài các giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này, phải lưu trữ các giấy tờ sau:
a) Bảng kết quả kiểm tra các môn học, mô-đun;
b) Kết quả thi, kiểm tra của thí sinh;
c) Sổ lên lớp, sổ tay giáo viên, giáo án lên lớp, các bài kiểm tra kết thúc môn học, mô-đun.
3. Đối với thí sinh phải lưu trữ các giấy tờ sau:
a) Hồ sơ dự học, thi, kiểm tra, xét cấp, cấp lại, chuyển đổi GCNKNCM, CCCM của cá nhân;
b) Các loại bằng, GCNKNCM thuyền trưởng, máy trưởng, CCCM cũ bị cắt góc (nếu có).
4. Thời gian lưu trữ hồ sơ:
a) Không thời hạn đối với số cấp, cấp lại, chuyển đổi GCNKNCM, CCCM;
b) Tối thiểu 02 năm đối với bài thi, kiểm tra và các tài liệu còn lại;
c) Việc hủy tài liệu hết giá trị theo quy định hiện hành.