Điều 32. Xử lý sai sót tại đơn vị nhận lệnh trong trường hợp phát sinh do thành viên, đơn vị thành viên
1. Đối với trường hợp phát hiện Lệnh thanh toán sai sót do lỗi kỹ thuật hoặc bị giả mạo trước thời điểm hạch toán, đơn vị nhận lệnh không được phép hạch toán mà phải phối hợp với đơn vị khởi tạo lệnh và đơn vị vận hành Hệ thống TTLNH để áp dụng các biện pháp xử lý.
2. Đối với Lệnh thanh toán bị sai thiếu:
Khi nhận được Lệnh thanh toán bổ sung chuyển khoản tiền thiếu của đơn vị khởi tạo lệnh, đơn vị nhận lệnh phải đối chiếu, kiểm soát lại chặt chẽ Lệnh thanh toán bị sai thiếu và Lệnh thanh toán bổ sung trước khi hạch toán.
3. Đối với Lệnh thanh toán bị sai thừa:
a) Phát hiện trước khi trả tiền cho khách hàng:
Nếu đơn vị nhận lệnh chưa nhận được Lệnh thanh toán bị sai thừa nhưng đã nhận được yêu cầu hoàn trả của đơn vị khởi tạo lệnh về chuyển tiền thừa thì đơn vị nhận lệnh phải ghi sổ theo dõi Lệnh thanh toán bị sai sót để có biện pháp xử lý kịp thời. Khi nhận được Lệnh thanh toán bị sai thừa, đơn vị nhận lệnh kiểm soát, đối chiếu với nội dung yêu cầu hoàn trả nhận được, nếu đúng thì hạch toán theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Đối với Lệnh thanh toán Có bị sai thừa: khi nhận được Yêu cầu hoàn trả đối với số tiền thừa thì lập Lệnh thanh toán Có đi hoàn trả đơn vị khởi tạo lệnh số tiền thừa;
- Đối với Lệnh thanh toán Nợ bị sai thừa: theo dõi và xử lý Lệnh hủy Lệnh thanh toán Nợ đối với số tiền thừa của đơn vị khởi tạo lệnh;
b) Trường hợp nhận được yêu cầu hoàn trả của đơn vị khởi tạo lệnh sau khi đã trả tiền cho khách hàng thì đơn vị nhận lệnh ghi Sổ theo dõi Lệnh thanh toán bị sai sót và xử lý:
- Đối với Lệnh thanh toán Có bị sai thừa:
Khi nhận được Yêu cầu hoàn trả Lệnh thanh toán Có đối với số tiền chuyển thừa của đơn vị khởi tạo lệnh, nếu Yêu cầu hoàn trả Lệnh thanh toán Có là hợp lệ thì đơn vị nhận lệnh xử lý:
+ Trường hợp tài khoản thanh toán của khách hàng có đủ số dư: Căn cứ vào Yêu cầu hoàn trả Lệnh thanh toán Có, đơn vị nhận lệnh chủ động phong tỏa/thu hồi số tiền bị sai thừa để lập Lệnh thanh toán Có đi mà không cần thông báo trước hoặc không cần sự đồng ý trước của chủ tài khoản. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận Yêu cầu hoàn trả Lệnh thanh toán Có, đơn vị nhận lệnh phải thực hiện chuyển trả lại đơn vị khởi tạo lệnh số tiền chuyển thừa;
+ Trường hợp tài khoản thanh toán của khách hàng không đủ số dư để thu hồi thì đơn vị nhận lệnh ghi nhập Sổ theo dõi Yêu cầu hoàn trả Lệnh thanh toán Có chưa được thực hiện, thực hiện phong tỏa và yêu cầu khách hàng nộp tiền vào tài khoản để thực hiện Yêu cầu hoàn trả này. Khi khách hàng nộp đủ tiền hoặc tài khoản của khách hàng có đủ số dư để hoàn trả, kế toán ghi xuất Sổ theo dõi Yêu cầu hoàn trả Lệnh thanh toán Có chưa thực hiện được, lập Lệnh thanh toán Có gửi đơn vị khởi tạo lệnh;
+ Trường hợp khách hàng không còn khả năng thanh toán hoặc khách hàng vãng lai không xác định được nơi cư trú, thì đơn vị nhận lệnh phải là đơn vị đầu mối phối hợp với đơn vị khởi tạo lệnh, chính quyền địa phương và các cơ quan bảo vệ pháp luật như công an, tòa án, v.v... để tìm mọi biện pháp thu hồi lại tiền. Sau khi đã áp dụng mọi biện pháp thu hồi mà không thu hồi được hoặc không thu hồi đủ thì đơn vị nhận lệnh được từ chối Yêu cầu hoàn trả Lệnh thanh toán Có; lập Thông báo từ chối Yêu cầu hoàn trả Lệnh thanh toán Có, ghi rõ lý do từ chối; gửi trả lại đơn vị khởi tạo lệnh (số tiền thu hồi được nếu có); đồng thời ghi xuất sổ theo dõi Yêu cầu hoàn trả Lệnh thanh toán Có chưa được thực hiện.
4. Điều chỉnh các sai sót khác
Đối với Lệnh thanh toán sai ký hiệu chứng từ, ký hiệu loại nghiệp vụ, loại đồng tiền, đơn vị phục vụ Người nhận lệnh không phải là đơn vị nhận lệnh và không phải là thành viên gián tiếp thuộc đơn vị nhận lệnh, xử lý như sau:
a) Đối với các Lệnh thanh toán Có (hoặc Nợ) đơn vị nhận lệnh đã nhận nhưng chưa hạch toán thì thực hiện hạch toán vào tài khoản phải trả (phải thu) sau đó lập Lệnh thanh toán chuyển trả lại đơn vị khởi tạo lệnh. Nghiêm cấm đơn vị nhận lệnh chuyển tiền tiếp;
b) Đối với các Lệnh thanh toán đã thực hiện, đơn vị nhận lệnh xử lý tương tự như đã nêu tại Điểm b Khoản 3 Điều này.