Điều 4. Quy định chung về chế độ tiếp khách nước ngoài, chế độ hộ nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và chế độ tiếp khách trong nước
1. Quy định chung về chế độ tiếp khách nước ngoài, chế độ hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam
a) Các Bộ, cơ quan trung ương và địa phương khi mời các đoàn khách nước ngoài, các tổ chức quốc tế đến thăm và làm việc tại Việt Nam; tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam (sau đây gọi là hội nghị quốc tế) thực hiện theo quy định tại Nghị định số 18/2022/NĐ-CP ngày 18 tháng 02 năm 2022 của Chính phủ về nghi lễ đối ngoại (sau đây gọi là Nghị định số 18/2022/NĐ-CP của Chính phủ); Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg ngày 21 tháng 02 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam (sau đây gọi là Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ);
b) Việc đàm thọ cho các đoàn khách nước ngoài thăm và làm việc tại Việt Nam được thực hiện theo quy định tại Thông tư này và phù hợp với thông lệ quốc tế trên cơ sở nguyên tắc đối đẳng do cơ quan chủ trì tổ chức đón, tiếp đoàn kiến nghị, quy định trong kế hoạch, đề án đón đoàn;
c) Cơ quan, đơn vị đón tiếp các đoàn khách nước ngoài, tổ chức hội nghị quốc tế, tổ chức hội nghị giao ban biên giới thường kỳ cần sử dụng hội trường, phòng họp, phương tiện đi lại, cơ sở vật chất và nhân lực sẵn có để phục vụ khách; trường hợp thiếu hoặc không đáp ứng được yêu cầu được thuê dịch vụ bên ngoài theo phê duyệt của thủ trưởng cơ quan, đơn vị;
d) Mức chi đón tiếp khách quốc tế căn cứ theo quy định về nghi lễ đối ngoại tại Nghị định số 18/2022/NĐ-CP của Chính phủ, quy định tại Thông tư này và các quy định của pháp luật có liên quan.
Trường hợp các cơ quan, đơn vị chủ trì đón tiếp khách quốc tế có Trưởng đoàn khách là lãnh đạo các cơ quan, tổ chức quốc tế chuyên ngành chưa được quy định theo cấp hạng khách quốc tế quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này, Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, người đứng đầu cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố chủ trì đón tiếp khách quốc tế xem xét, quyết định xác định hạng khách bảo đảm phù hợp với mức độ quan trọng trong quan hệ ngoại giao, bảo đảm chu đáo, tiết kiệm và trong phạm vi dự toán được giao của cơ quan, đơn vị. Nội dung, mức chi được thực hiện theo quy định tại Thông tư này tương ứng với hạng khách được xác định.
2. Quy định chung về tiếp khách trong nước
a) Các cơ quan nhà nước, đơn vị phải thực hành tiết kiệm trong việc tiếp khách trong nước; việc tổ chức tiếp khách không phô trương hình thức, thành phần tham dự chỉ là những người trực tiếp liên quan;
b) Không sử dụng các khoản kinh phí tại Điều 3 Thông tư này để mua quà tặng đối với các đoàn khách trong nước đến làm việc. Mọi khoản chi tiêu tiếp khách phải đúng chế độ, tiêu chuẩn, đối tượng theo quy định; phải công khai, minh bạch và phải được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan, đơn vị. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị tổ chức tiếp khách phải trực tiếp chịu trách nhiệm nếu để xảy ra việc chi tiêu sai quy định;
c) Việc tổ chức chiêu đãi, tiếp khách trong nước của các đồng chí lãnh đạo cấp cao của Đảng và Nhà nước do thủ trưởng cơ quan được giao nhiệm vụ tổ chức đón tiếp phê duyệt.
3. Các mức chi quy định tại Thông tư này là mức chi đã bao gồm các khoản thuế, phí dịch vụ (nếu có) theo quy định của pháp luật và là căn cứ để các cơ quan, đơn vị xây dựng dự toán kinh phí thực hiện nhiệm vụ đón tiếp khách nước ngoài làm việc tại Việt Nam, tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và tiếp khách trong nước trình cấp có thẩm quyền phê duyệt trước khi thực hiện.
Các cơ quan, đơn vị được chủ động quản lý, sử dụng kinh phí để thực hiện nhiệm vụ đón tiếp khách nước ngoài làm việc tại Việt Nam, tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và tiếp khách trong nước theo quy định của pháp luật, bảo đảm chu đáo, tiết kiệm, hiệu quả và trong phạm vi dự toán đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.