Điều 12. Nguyên tắc lập, gửi và tiếp nhận hồ sơ
1. Văn bản tại hồ sơ đề nghị cấp, sửa đổi, bổ sung các loại Giấy chứng nhận, Giấy phép, cấp hạn mức trong hoạt động kinh doanh vàng quy định tại Chương II, Chương III Thông tư này phải do người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền ký (sau đây gọi là người đại diện hợp pháp). Trường hợp ký theo ủy quyền, hồ sơ phải có văn bản ủy quyền được lập phù hợp với quy định của pháp luật.
2. Hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận, Giấy phép, cấp hạn mức phải được lập 01 bộ bằng tiếng Việt.
3. Đối với thành phần hồ sơ là bản sao phải nộp bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm xuất trình bản chính để đối chiếu. Trong trường hợp người nộp hồ sơ nộp bản sao kèm xuất trình bản chính để đối chiếu, người đối chiếu phải ký xác nhận vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính.
4. Trong mỗi bộ hồ sơ phải có danh mục tài liệu.
5. Hồ sơ được gửi theo một trong các hình thức sau:
a) Nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng thông tin một cửa quốc gia (nếu có);
b) Nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam hoặc Bộ phận Một cửa của Ngân hàng Nhà nước chi nhánh Khu vực (nơi doanh nghiệp, tổ chức tín dụng đặt trụ sở chính);
c) Gửi qua dịch vụ bưu chính;
d) Khi gửi hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng thông tin một cửa quốc gia (nếu có) hồ sơ điện tử được sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;
Trường hợp hệ thống Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng thông tin một cửa quốc gia gặp sự cố hoặc có lỗi không thể tiếp nhận, trao đổi thông tin điện tử, việc khai, gửi, tiếp nhận, trả kết quả, trao đổi, phản hồi thông tin được thực hiện qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam hoặc Ngân hàng Nhà nước chi nhánh Khu vực.
đ) Các tài liệu trong hồ sơ điện tử là bản điện tử quét từ bản gốc, bản chính (tập tin định dạng PDF).
6. Trong thời hạn 3 (ba) ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đề nghị cấp, sửa đổi, bổ sung các loại Giấy chứng nhận, Giấy phép, cấp hạn mức trong hoạt động kinh doanh vàng quy định tại Chương II, Chương III Ngân hàng Nhà nước Việt Nam hoặc Ngân hàng Nhà nước chi nhánh Khu vực có thông báo xác nhận về tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ.
7. Việc trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức bằng văn bản điện tử được thực hiện thông qua phương thức trực tuyến hoặc bằng văn bản giấy thông qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam hoặc Ngân hàng Nhà nước chi nhánh Khu vực.